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Trois avantages d'affaires de la transparence des biens

Publié par Caroline C. Le Brun | 27 novembre 2014 8:07

Gestion des biens d’entreprise 2.0 et transparence des biens

Il y a peu de temps, nous avons dévoilé le concept de gestion des biens d’entreprise 2.0 (EAM 2.0). Ce nouveau cadre de référence constitue une approche novatrice non seulement pour les biens en TI et télécommunications, mais pour tous les biens technologiques d’une entreprise! Bien sûr, un cadre de référence demeure théorique. Comment peut-on en faire bon usage dans le monde réel?

La réponse est assez simple. Puisque nous avons tout placé dans un seul entrepôt de données virtuel, nous pouvons rendre tous les biens et les coûts aussi transparents que possible. Nous voulons la transparence des biens, à n’importe quel endroit et à n’importe quel moment. Ce qui, bien sûr, soulève la question qui suit.

Qu’est-ce que la transparence des biens?

La transparence des biens repose sur trois principes, lesquels sont :

cost visibility 1.      Ayez des règles réelles et concrètes connues de tous.

En premier lieu, il doit exister des règles pour conserver la transparence d’utilisation des biens en TI et télécommunications au sein d’une entreprise, et tous doivent les connaître. Bien que le concept semble assez simple, il est étonnant de voir le nombre d’entreprises qui ne réalisent pas son importance. On devrait expliquer à chaque employé comment comprendre les coûts et les politiques en TI de l’entreprise, ainsi que les avantages de garder un inventaire en TI ordonné. Ils devraient également savoir que le moindre effort de leur part améliore grandement la précision totale de la gestion des biens.

Sans cette connaissance commune en place, tenter d’instaurer une transparence des biens sera une lutte pénible. En fait, si l’aide de certains employés fait défaut, vous vous retrouvez avec un problème de base : trop peu d’employés pour gérer trop de biens en TI. En revanche, si tous vos employés connaissent la valeur de la transparence du coût des biens, vous vous retrouvez avec un personnel motivé à renforcer les efforts du département en TI.

2.      Faites en sorte que tous gardent le suivi des biens qui leur sont confiés.

Une fois votre personnel éduqué, la prochaine étape est d’exercer le suivi de l’ensemble des biens avec l’aide de tous. Il devrait être requis de chaque employé qu’il aide à suivre et optimiser les coûts et l’utilisation; pour ce faire, on doit le lui permettre. Après tout, sans prise d’action concrète, rien ne change!

3.      Récompensez la bonne conduite!

Finalement, vous devez récompenser la bonne conduite. Même si vous avez les meilleurs employés du monde, la nature humaine est faite ainsi : il doit y avoir une motivation derrière chaque acte posé. Donc, afin de maintenir la transparence des biens, les efforts que font vos employés doivent être constamment récompensés. Sans récompenses, il n’y aura pas de progrès ni de suivi! 

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Quels sont les avantages?

1.      Plus d’engagement de la part des employés

Un élément que la plupart d’entre nous ont tendance à oublier. Les chances sont bonnes qu’un employé qui travaille pour vous le fasse de bonne foi : la plupart des employés veulent aider leur entreprise. La décision de leur montrer leurs dépenses (et gaspillage) vous donnera un grand coup de pouce dans vos tentatives d’éliminer les coûts supplémentaires. Par le fait même, vous ferez directement participer les employés, ce qui renforcera la cohésion de l’entreprise : vous ne pouvez qu’en ressortir gagnant!

2.      Rapidité du temps de réaction

J’aimerais porter votre attention sur l’oxygène que vous inhalez pendant un court instant. Nous avons tous besoin d’air, mais nous avons tendance à l’oublier... Bien que nous le sentons à la seconde près dès que nous en sommes privés.

Pour faire l’analogie avec la transparence des biens, celle-ci amène une réalité que nous avons aussi tendance à oublier facilement : le plus tôt vous prenez connaissance d’un problème qui passerait autrement inaperçu, le plus tôt vous serez en mesure de régler la situation. Les problèmes avec la gestion de biens et de coûts en TI peuvent monter en flèche rapidement, en particulier si vous n’êtes pas au courant de ces problèmes. En instaurant la transparence des biens comme principe, vous pouvez éviter que les petits problèmes ne deviennent des crises majeures.

3.      Une forte culture d’entreprise

Puisque la transparence des biens ne peut fonctionner sans le soutien de l’équipe de direction, une fois que vous l’avez atteinte, vous devrez créer une forte culture d’entreprise qui fait prospérer la transparence à l’interne. Non seulement votre tâche de gérer les biens et dépenses en TI deviendra plus simple, mais vous serez également plus efficace dans d’autres aspects. Au fond, ce qui débute en TI rendra l’entreprise en entier plus efficace.

La transparence des biens est bien plus qu’un acte — c’est la vision d’une industrie telle qu’elle devrait l’être

J’espère vous avoir bien démontré les avantages de la transparence des biens. Les biens d’entreprises sont plus complexes et nombreux que jamais auparavant; d’où l’importance d’être en mesure de les voir et d’en faire le suivi. Ceci dit, l’adoption de la transparence des biens n’est qu’une partie d’une grande vision du futur en TI…

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Sujets : Gestion des biens d'entreprise 2.0, Transparence des coûts, Gestion des biens en TI

Écrit par Caroline C. Le Brun

Directrice marketing chez Cimpl, Caroline, qui travaille dans le milieu depuis 16 ans, a grandement amélioré la présence de l’entreprise sur Internet ainsi que la reconnaissance de l’industrie. Grâce à sa collaboration étroite avec des analystes et à sa connaissance des dernières tendances en gestion des dépenses en TI, elle connaît bien le monde de la technologie et les meilleures pratiques en GDTI. En tant que spécialiste passionnée, elle travaille avec son équipe de marketing pour que Cimpl dépasse ses propres accomplissements.

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