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Les CCU et Skype Entreprise : les nouvelles voies de communication au travail

Publié par Caroline C. Le Brun | 24 juillet 2018 15:34

Gérer vos outils de CCU et Skype Entreprise efficacement est la 49e raison de dépasser la GDT et de gérer votre empreinte numérique d’entreprise.

Comme nous le savons, les communications d'affaires ont changé du tout au tout dans les dernières années. La technologie évolue constamment, et les organisations ne savent plus où donner de la tête.

Gerez vos CCU et Skype

Bien sûr, ces dernières ont réussi à s'accoutumer à plusieurs outils de communication avec le temps, mais l'adoption de nouvelles technologies ne signifie pas automatiquement qu’on les gère efficacement.

On arrive relativement facilement à débiter les appels et à extraire des données à partir des systèmes téléphoniques PBX (commutateurs privés) et de téléphonie IP puisque ces systèmes le permettent. Cependant, suivre l'activité et l’utilisation des outils de communications et de collaboration unifiées comme Skype Entreprise est plutôt compliqué.

Que permet Skype Entreprise?

Skype Entreprise (aussi appelé Microsoft Teams) est une plateforme de messagerie instantanée destinée aux grandes entreprises qui comprend des fonctionnalités comme la voix sur IP, les réunions en ligne, la communication à partir de plusieurs appareils, un système téléphonique, des forfaits de téléphone et un service de sécurité, de contrôle et de conformité.

Par contre, le hic est que Skype Entreprise n'est qu’un outil de collaboration, ce qui veut dire qu’il n’offre pas de fonction intégrée qui permettrait de suivre l’information à propos des appels (l’origine, la destination et la longueur, par exemple). Cela peut sembler minime, mais cette information joue un rôle clé dans la rétrofacturation aux personnes appropriées dans une organisation.

Pourquoi gérer les dépenses liées à Skype Entreprise?

Maîtriser les coûts liés aux conférences dans une entreprise n'est déjà pas évident avec les systèmes PBX de base, alors imaginez avec des outils comme Skype Entreprise qui peuvent accueillir plus de 200 participants à une réunion! Les communications unifiées et la collaboration gagnent du terrain dans les environnements de travail, donc ne négligez pas la gestion des dépenses en CCU dans votre stratégie de gestion des dépenses en technologie.

L’implantation d’un outil de gestion des CCU vous fait économiser de plusieurs façons, notamment :

1. L’allocation des coûts aux bonnes unités opérationnelles et aux bons utilisateurs

Les données reliées aux appels, aux conférences, au clavardage et bien plus permettent une répartition des coûts précise. Elle encourage aussi la responsabilisation et la prise de conscience de la part des utilisateurs puisqu’ils ont enfin accès à leur utilisation (et ce qu'elle coûte).

2. Détection des comptes inutilisés

Observer ce que vous n’utilisez pas peut se révéler aussi utile que de surveiller ce que vous utilisez. Débarrassez-vous des comptes inutilisés ou attribuez-les ailleurs.

3. La prévention de la fraude grâce à un suivi continu

Il est difficile de penser à des risques de sécurité ou d’imaginer une situation d'abus de confiance au travail, mais il est tout de même important de se protéger et de prendre des mesures afin d’éviter la fraude. Suivre ce que les employés utilisent ajoute une couche de protection contre la mauvaise utilisation des ressources de votre entreprise.

4. La production de rapports pour le service financier

Sans rapport de données ou d’information concernant les appels, les équipes financières n’ont aucun outil pour travailler pour ce qui est des CCU.

GDT et ENE

La GDT est la solution pour bénéficier de tous les avantages énumérés ci-haut. Un logiciel de gestion des dépenses en technologie tout-en-un vous soulage en travaillant à votre place. De plus, gérer votre ENE (empreinte numérique d’entreprise) contribue à mettre en lumière vos dépenses en CCU et de les isoler afin de les traiter minutieusement.

Ce n'est pas tout : la GDT aide aussi à la gestion de la plupart des coûts en technologie et à régler plusieurs problèmes liés à la technologie dans les entreprises modernes. La GDT est conçue pour s’occuper de vos biens et services sans fil et filaires, ainsi que la M2M, les abonnements au nuage, la facturation, les rapports, l'approvisionnement, les commandes, la gestion de l'inventaire et bien plus.

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Sujets : Gestion de dépenses en TI (GDTI), Gestion des dépenses en technologie (GDT), Collaboration et communications unifiées (CCU)

Écrit par Caroline C. Le Brun

Directrice marketing chez Cimpl, Caroline, qui travaille dans le milieu depuis 16 ans, a grandement amélioré la présence de l’entreprise sur Internet ainsi que la reconnaissance de l’industrie. Grâce à sa collaboration étroite avec des analystes et à sa connaissance des dernières tendances en gestion des dépenses en TI, elle connaît bien le monde de la technologie et les meilleures pratiques en GDTI. En tant que spécialiste passionnée, elle travaille avec son équipe de marketing pour que Cimpl dépasse ses propres accomplissements.

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