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Le mystère du PAP (BYOD) en gestion de la mobilité dévoilé

Publié par Caroline C. Le Brun | 28 juin 2016 14:00

Évaluex le BYOD

De plus en plus de personnes optent pour le mode PAP (« prenez votre appareil personnel », acronyme français pour BYOD) au travail, mais peu de gens connaissent réellement ce que ce choix implique. Comment le mode PAP devrait-il être géré entre les employés? Quel montant de réduction devrait être attribué? Une entreprise devrait-elle être responsable des coûts associés au modèle PAP? Nous répondrons à ces questions et nous vous donnerons davantage d’information dans cet article. 

Gartner a récemment mis à jour son rapport d’avril 2014 qui expliquait de façon approfondie l’utilisation et l’application du modèle PAP à la suite d’un jugement de la Cour californienne en août 2014. Le jugement obligeait les organisations à indemniser les employés optant pour le modèle PAP. Depuis ce temps, les choses ont bien changé. De plus en plus d’organisations commencent à subventionner les appareils détenus par les utilisateurs.

De nombreuses questions demeurent tout de même à propos du modèle PAP et des résultats du jugement de la Cour. Certaines organisations adoptent de nouvelles politiques, alors que d’autres continuent d’utiliser le modèle PAP, mais révisent leurs politiques. Elles effectuent différents changements, notamment elles modifient les montants dus ou les périodes de facturation et changent les taux mensuels minimaux des forfaits de façon à changer les attentes des utilisateurs et à minimiser les coûts des télécoms.

Gartner utilise l’acronyme anglais SRA comme synonyme de subventions. Selon Gartner, chaque lettre de l’acronyme SRA correspond à :

S - pour le terme anglais Stipend qui se traduit par allocation. L’allocation correspond à une somme d’argent fixe payée de façon périodique (souvent mensuellement, mais de plus en plus fréquemment, trimestriellement) pour rembourser les frais associés à une dépense particulière; elle est habituellement ajoutée en majoration à la paye régulière d’un employé.

R - pour le terme anglais reimbursement qui correspond en français à remboursement. Le remboursement correspond à un paiement à l’employé pour une dépense d’affaires, habituellement après une dépense encourue par l’employé et définie dans un compte de frais.

A -  correspond au terme anglais allowance qui se traduit par indemnité. Une indemnité correspond à un montant d’argent fixe alloué périodiquement (souvent, chaque année) à un employé pour des produits et des services particuliers associés à ses fonctions. C’est l’une des manières les moins répandues de gérer les subventions de PAP.

Le modèle PAP est-il approprié pour mon organisation?

Les organisations doivent d’abord déterminer si elles doivent indemniser leurs employés pour la connectivité et les dépenses en matériel associées à l’utilisation de leur appareil mobile. Afin de déterminer si votre entreprise devrait fournir les SRA, vous devez analyser les exigences légales et réglementaires de votre organisation, ses besoins contractuels, la culture de vos employés et les objectifs généraux du programme de PAP.

Les exigences légales sont fondées sur les lois de droit du travail applicable dans la zone où votre entreprise est située. Ces lois peuvent changer d’une région à l’autre, alors soyez particulièrement attentif à ce détail. Assurez-vous également de travailler en collaboration avec une équipe juridique avant qu’elle puisse vous aider à comprendre tous les enjeux légaux.

Exigences contractuelles : les entreprises détenant des ententes contractuelles avec des syndicats seront peut-être forcées de fournir une compensation financière à leurs employés utilisant de l’équipement personnel.

Les organisations doivent également connaître la culture de leurs employés puisque les perspectives sur le PAP pourraient être différentes d’un poste à un autre. Le PAP pourrait, par exemple, être considéré par certains comme un avantage indirect, par d’autres comme un privilège. Certains de vos employés pourraient également voir le programme de PAP comme un modèle « payer à partir de votre portefeuille ». Informer d’avance vos employés des mesures de PAP dans un message clair est une bonne façon de contrecarrer cette perception.

Tout est une question d’objectifs. Si l’objectif de votre organisation est de maintenir une politique d’appareils détenus par l’entreprise tout en offrant le modèle PAP aux employés pour augmenter la productivité, les SRA sont un bon moyen d’encourager les travailleurs à opter pour le modèle PAP. Si, par contre, votre objectif principal est plutôt de diminuer les coûts, alors un taux fixe de SRA pourrait être efficace pour limiter les dépenses de l’entreprise en matière d’appareils et de services mobiles.

Quel est l’avantage d’utiliser les SRA?

L’avantage d’utiliser les SRA est le partage des responsabilités liées à l’appareil avec l’utilisateur final. Gartner argumente que les entreprises ne devraient pas être responsables de l’ensemble des coûts associés au modèle PAP, car la responsabilité et l’autorité de gestion des coûts sont deux choses bien différentes. L’organisation détient l’autorité pour gérer les coûts, mais ce sont les employés qui ont la responsabilité de gérer l’utilisation.

Comment les SRA devraient-ils être distribués dans un modèle PAP?

Lorsque vous offrez un mode PAP, il est capital que vous établissiez des politiques qui définissent clairement les modalités selon lesquelles les utilisateurs, les appareils et les services peuvent être subventionnés.

Pour déterminer quels employés se qualifient pour les SRA, il est important de ne pas les présenter comme une prestation. L’admissibilité aux SRA devrait plutôt être fondée sur les exigences du poste (l’employé travaille-t-il dans un endroit où il n’y a aucune ligne terrestre? Doit-il faire des appels ou travailler après les heures de travail habituelles?), les exigences du rôle (les cadres dirigeants ou les employés associés aux ventes qui doivent rester en contact avec les supérieurs et les clients) et les exigences des appareils mobiles (l’employé a-t-il besoin d’une application particulière pour effectuer son travail?).

Le modèle PAP convient-il à tous les employés?

On peut considérer les employés qui travaillent à l’international pour répondre à cette question; PAP ne serait pas rentable pour eux puisque les frais de données en itinérance seraient très élevés. Les entreprises négocient habituellement avec les fournisseurs de télécommunications pour minimiser les frais associés aux données en itinérance rendant l’utilisation des appareils détenus par l’entreprise obligatoire pour les employés. Gartner recommande l’utilisation d’appareils loués par l’organisation pour les voyages en pays étrangers.

Comment les SRA devraient-ils être organisés?

Gartner recommande l’utilisation d’un modèle progressif pour la gestion des allocations de SRA.

Groupe 1 - mobilité élevée - les employés qui voyagent beaucoup ou qui travaillent de l’extérieur.

Groupe 2 - mobilité limitée - les employés qui travaillent de l’extérieur, mais également dans les bureaux de l’entreprise.

Groupe 3 - accès approuvé de mobilité superflue - les employés qui n’auraient normalement pas accès au mode PAP. Ces employés doivent obtenir l’autorisation de la direction avant d’acquérir leur appareil. Ce niveau correspondra au plus grand nombre de personnes.

Gartner recommande également de choisir un système basé sur les divers rôles admissibles dans l’entreprise plutôt que sur un nombre particulier de niveaux. La firme recommande aussi de déterminer quelle stratégie est la plus réalisable; un montant fixe pour toute l’organisation ou des taux progressifs basés sur les rôles des employés. Dans la plupart des cas, le modèle progressif est moins couteux que le modèle à montant fixe et satisfait les attentes des utilisateurs de même que les exigences légales.

Quel serait le but d’établir plusieurs groupes dans le modèle PAP?

Permettre à un grand groupe de niveau 3 (employés non subventionnés) d’avoir accès au PAP permettra à l’organisation de s’émanciper de l’informatique de gestion de la mobilité, diminuant ainsi les coûts de gestion de la mobilité de façon substantielle si l’on compare avec les approches traditionnelles. Puisque ces utilisateurs n’ont pas d’objectifs d’affaires, un grand nombre d’entre eux ne seront pas subventionnés ce qui permettra à l’organisation de fournir la mobilité à moindres coûts.

Les employés devraient-ils avoir le droit d’obtenir des SRA sur plusieurs appareils?

Non. Gartner recommande l’établissement de lignes directrices limitant les utilisateurs à un SRA pour leur appareil mobile principal qui ne peut être appliqué à des appareils secondaires.

Assurez-vous de ne pas payer l’ensemble des frais associés au téléphone. Ne payez qu’une partie de la facture mensuelle. Selon Gartner, moins de 2 % des entreprises payent au complet les subventions.

Comment puis-je comparer mes SRA à ceux des autres organisations? Comment savoir si les taux de mes SRA sont acceptables?

Utilisez les moyennes d’entreprise pour découvrir combien déboursent les autres entreprises pour les appareils et les services. Selon des études récentes, les subventions totales pour les groupes 1 et 2 sont de 44,18 $/mois.

La moyenne des SRA pour le groupe 1 est un peu plus élevée que 50 $/mois alors que les utilisateurs du groupe 2 reçoivent, en moyenne, seulement 23 $/mois. Il existe des conjectures pour expliquer pourquoi ces niveaux de SRA sont si bas.

  • Le coût de détail des forfaits de fournisseurs de mobilité a diminué au courant des deux dernières années. Les forfaits illimités de textos et d’appels sont maintenant fréquents et le coût d’utilisation par gigaoctet a diminué énormément.
  • Les organisations avec des plans développés utilisent les données historiques pour minimiser les dépenses de SRA.
  • Les organisations qui débutent dans le mode PAP fournissent, la plupart du temps, des SRA élevés pour empêcher les employés de croire que le PAP signifie « payez à partir de votre portefeuille ».
  • Les lois du droit du travail dans diverses régions ont une influence sur les programmes de PAP et forcent les organisations à être plus généreux avec leurs premières subventions.

Gérer les paiements des subventions, c’est trouver l’équilibre entre coût et convivialité, ce qui peut parfois être compliqué. Une majorité d’organisations gèrent leurs paiements en utilisant :

  • des paiements fixes à travers les allocations ou les indemnités; ou
  • le remboursement des frais d’affaires.

Ces deux méthodes diffèrent principalement lorsque les principes de taxes et de comptabilité sont appliqués. Pour déterminer quelle option est la meilleure pour votre entreprise, consultez votre département de RH et votre équipe juridique, car les principes de taxes sont différents d’un endroit à l’autre.

Ce qui est compliqué dans le modèle PAP est de déterminer quand l’employé utilise son appareil à des fins personnelles et quand il l’utilise à des fins professionnelles de façon à ce que l’organisation n’applique les SRA qu’à l’utilisation professionnelle de l’appareil.

Qui peut aider dans la gestion des coûts de PAP?

Il existe des parties tierces capables d’effectuer le suivi de l’utilisation d’appareil pour un grand nombre d’employés. Il y a les fournisseurs de GDT (gestion des dépenses en télécommunications), les fournisseurs de GME (gestion de la mobilité d’entreprise) et même les fournisseurs de télécommunications.

Si vous cherchez de l’aide, nous avons une solution pour vous. Cimpl aide les entreprises à reprendre le contrôle de leurs dépenses sans fil. Externaliser le suivi de vos dépenses en technologies sans fil vous permet de vous concentrer sur d’autres projets importants. Cimpl a aidé de nombreux clients à comprendre en détail la façon dont leur argent est dépensé en matière d’appareils et de services. Ce type d’information facilite vos décisions et vous permet d’économiser temps et argent que vous pourrez réinvestir dans d’autres projets.

 

Sujets : Appareils Mobiles, Gestion d'appareils mobiles, Prenez votre Appareil Personnel (PAP)

Écrit par Caroline C. Le Brun

Directrice marketing chez Cimpl, Caroline, qui travaille dans le milieu depuis 16 ans, a grandement amélioré la présence de l’entreprise sur Internet ainsi que la reconnaissance de l’industrie. Grâce à sa collaboration étroite avec des analystes et à sa connaissance des dernières tendances en gestion des dépenses en TI, elle connaît bien le monde de la technologie et les meilleures pratiques en GDTI. En tant que spécialiste passionnée, elle travaille avec son équipe de marketing pour que Cimpl dépasse ses propres accomplissements.

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