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La GDT peut-elle être utile dans la gestion de Skype for Business?

Posted by Caroline Le Brun | 27 septembre 2017 17:00

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De façon générale, les entreprises ont équipé leurs bureaux de systèmes de postes téléphoniques d’autocommutateur, et d’autres équipements, notamment les systèmes de téléphonie sur IP. Tout ceci permet aux employés, aux gestionnaires et à la direction d’émettre et de recevoir des appels dans le cadre du travail; tout en effectuant, évidemment, un suivi de l’utilisation des lignes téléphoniques de l’entreprise. Ces systèmes de postes téléphoniques d’autocommutateur permettent l’enregistrement du journal d’appel afin de fournir des rapports à l’aide d’un logiciel complémentaire. Les entreprises disposent ainsi d’une visibilité sur la répartition des coûts et d’une transparence financière dont elles ont besoin. Ce qui leur permet de connaître l’utilisateur de chaque ligne téléphonique, de savoir avec qui ces utilisateurs communiquent et de savoir également les coûts engendrés par ces communications. Les appels téléphoniques sont évalués et les données sont facilement récupérables. Tout ceci permet aux gestionnaires et aux employés de vérifier les appels effectués; et aux services financiers d’accéder aux données nécessaires à la rétrofacturation aux services de l’entreprise, des coûts engendrés par leurs postes.

 

Cependant, les entreprises adoptent aujourd’hui de nouvelles technologies pour la communication d’entreprise. Une nouvelle manière de communiquer est en pleine émergence dans beaucoup d’entreprises avec l’apparition de Skype for Business et de beaucoup d’autres outils de collaboration. Les entreprises peuvent maintenant regrouper les communications dans un seul logiciel. L’univers de la communication d’entreprise a complètement été révolutionné. Des outils comme Skype for Business permettent de tenir des réunions de groupe, des conférences téléphoniques, des conversations vidéo, d’effectuer des partages d’écrans et d’applications, pour ne citer que ceux-là. Toutes ces nouvelles méthodes de communication vont de pair avec la nécessité d’effectuer le suivi de l’utilisation au même titre que les systèmes de postes téléphoniques d’autocommutateur. Malheureusement, il s’avère difficile d’extraire des données à partir de Skype for Business.

 

Le seul moyen pour les entreprises d’effectuer une répartition des coûts engendrés par le logiciel est d’exploiter les données fournies par l’outil de collaboration. On ne peut avoir une idée claire des données liées aux appels, notamment l’origine, la destination, la durée; en somme, tout ce dont on a besoin pour évaluer et rétrofacturer ces appels. Puisque Skype for Business présente beaucoup d’avantages pour les entreprises, il devient alors nécessaire de trouver une solution sans avoir recours aux vieilles méthodes de communication. Il y a heureusement des moyens de résoudre ce problème. La clé permettant d’accéder aux données dont vous avez besoin est de trouver le moyen de gérer et d’effectuer le suivi de toutes ces données.

Comment gérer Skype for Business?

La recherche d’outil de gestion de Skype for Business représente le premier pas vers l’amélioration de la transparence financière en général. Vous aurez la capacité d’effectuer le suivi de toutes les activités de l’entreprise dans le logiciel. Ce qui signifie concrètement que vous serez informés des activités des employés dans le logiciel; cela vous permet ainsi d’éviter des fraudes et de garder un bon niveau de sécurité. Les employés qui utilisent les services de l’entreprise à des fins personnelles pourront être détectés par les gestionnaires et traités en conséquence. Vous pouvez facilement obtenir des données sur chaque employé, chaque gestionnaire et chaque service, etc., pour vos dossiers. Les données sur les appels, les conférences, les conversations vidéo et j’en passe, permettent aux gestionnaires d’avoir un aperçu et une maîtrise des coûts de télécommunications engendrés par chaque service de l’entreprise. En comprenant les coûts engendrés par chaque employé, et chaque service, les utilisateurs sont encouragés à être plus conscients de leur utilisation et de leur impact sur l’entreprise. La collecte de ces données permet aux entreprises de rétrofacturer les services concernés au sein de l’entreprise, afin de financer le logiciel.

Quatre avantages majeurs liés à la gestion de Skype for Business

  • La répartition des coûts par service, par division opérationnelle et par utilisateur.
  • La découverte des comptes sans utilisation.
  • La surveillance de l’utilisation faite par les employés pour prévenir les fraudes.
  • La production de bons rapports destinés à l’équipe des finances.

Et dans cette même veine, la possibilité d’avoir une grande vue sur ce qui se passe sur Skype sous-entend que vous voyez également les activités qui ne s’y déroulent pas. Les comptes sans utilisation, les postes et les appareils peuvent rapidement être repérés à travers la gestion de Skype for Business. Le repérage des appareils sans utilisation évite à votre entreprise de payer gratuitement des droits de licence; ce qui représente un gain pour l’entreprise. Vous pouvez effectuer le suivi des services sans utilisation et les supprimer le plus rapidement possible.

L’univers de la Gestion des Dépenses en télécommunications (GDT) en constante révolution

L’univers de la GDT s’étend à de plus en plus de services, et certains fournisseurs pourraient même vous permettre non seulement de gérer vos dépenses en télécommunications, mais de gérer également les coûts engendrés par l’utilisation des outils de collaboration. Les plateformes qui intègrent la gestion de Skype for Business facilitent la répartition des coûts et donnent la capacité de centraliser les principales informations. Ceci devient simplement un autre service dont votre GDT effectue le suivi pour vous. Les plateformes comme Cimpl extraient les données à partir des activités sur Skype et définissent, pour vous, les taux correspondants. Le processus se déroule automatiquement, car toutes les données sont transférées dans la base de données Cimpl sans que vous interveniez en aucune manière. Ce qui permet de rétrofacturer les personnes concernées, de présenter ces coûts à l’utilisateur qui en est responsable, et de rendre toutes les données accessibles, sous forme de rapports.

Disposer d’une plateforme de GDT dans l’organisation de votre entreprise donne lieu à des changements positifs. Par le passé, les plateformes de GDT s’occupaient principalement des écarts de facturation et de la gestion des factures. Mais, au fil de l’évolution rapide dans l’univers de la Gestion des Dépenses en Télécommunications il convient d’utiliser un terme plus précis qui est : Gestion des Dépenses en Technologie. Certains fournisseurs vont même plus loin en intégrant une variété de services, comme la gestion d’un inventaire précis, la gestion et l’approvisionnement, la gestion de l’utilisation, la production de rapports et l’informatique décisionnelle, la gestion des TI, la gestion infonuagique, la communication de machine à machine, sans oublier la traditionnelle tâche de gestion des écarts de facturation et des fractures. Associer tous ces services à la gestion de Skype for Business offre une solide fondation sur laquelle les entreprises peuvent s’appuyer.

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Written by Caroline Le Brun

Having worked in marketing for 16 years, Caroline has significantly improved Cimpl’s online presence and industry recognition as Marketing Director. Working closely with analysts and highly focused on keeping up with IT industry trends, she is most knowledgeable in the realm of technology and IT expense management best practices. As a passionate, driven marketer, she works side by side with her marketing team to bring Cimpl beyond its greatest achievements.

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