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La GDT et l’optimisation des coûts en TI

Publié par Caroline C. Le Brun | 21 août 2018 10:13

Travailler pour l’optimisation des coûts en TI est la 30e raison d’aller plus loin que la GDT pour gérer l’empreinte numérique d’entreprise.

L’optimisation joue un grand rôle dans la gestion des TI. En fait, la plupart des pratiques en gestion des dépenses en technologie visent l’optimisation d’une façon ou d’une autre. Par exemple, la gestion des fournisseurs, la gestion d’inventaire, la gestion des commandes, la gestion des factures et contrats, la gestion de l’utilisation, la gestion de conflits, ainsi que les rapports et l’intelligence d’affaires n’ont pas nécessairement l’optimisation des coûts comme but premier, mais y contribuent tout de même de façon significative.  

Optimiser les couts en TI

L’optimisation des coûts consiste notamment en la comparaison de forfaits, la déconnexion des appareils et des services inutilisés et l’obtention des meilleurs prix et conditions pour tous les achats au sein de l’entreprise. L’uniformisation, la simplification, l’intégration et la rationalisation des plateformes, des applications, des services et des processus relèvent également de l’optimisation, comme l’automatisation et la numérisation des opérations d’affaires et de TI.  

Le glossaire de Gartner définit l’optimisation des coûts comme une discipline continue visant à encourager la réduction des dépenses et des coûts d’affaires tout en maximisant la valeur d’une entreprise. Une optimisation efficace se fait en plusieurs étapes : par où commencer?

Étape 0 : Centralisez la visibilité de votre environnement

L’étape « zéro », celle à compléter avant de faire quoi que ce soit d’autre, est la visualisation et la centralisation de vos données. Si vous n’avez aucune idée de ce que vous possédez, vous ne pouvez pas non plus décider quoi en faire. Dans plusieurs organisations, l’information reste dans les mains d’un groupe restreint de personnes, empêchant les autres employés d’avoir accès à des documents qui les concernent possiblement.

De préférence, la centralisation des données passe par des tableaux de bord configurables faciles à utiliser qui rendent visibles toutes vos données. Le tableau de bord idéal permet l’interaction avec les utilisateurs et comprend des paramètres et des fonctionnalités faciles à maîtriser afin de vous laisser décider ce que vous voulez voir à tout moment.

Un accès basé sur les rôles? Encore mieux! Vous bénéficiez alors d’un accès personnalisé à l’information qui vous concerne, ce qui réduit les risques de sécurité. Cet accès permet aussi de comparer les tendances d’utilisation ainsi que de repérer les excès et les irrégularités.

Bref, le secret de l’optimisation de coûts en TI est de voir ce dont vous disposez, combien cela vous coûte, et qui en profite. Cependant, le processus prend du temps alors il peut être difficile pour les organisations de suivre la cadence. Quelques étapes à suivre après la centralisation :  

1re étape : Évaluez vos coûts en TI

Considérez les éléments suivants :

  • Votre budget en TI : décidez combien vous souhaitez dépenser (ou combien vous pouvez vous permettre de dépenser) et évaluez la nécessité de vos biens et services en TI selon vos besoins d’affaires.
  • Votre feuille de route pour l’avenir : faites un plan concret afin de simplifier et d’accélérer le processus d’optimisation. Sans vous prendre la tête avec les détails, assurez-vous d’élaborer un plan de match qui améliorera votre stratégie. Qu’attendez-vous de l’optimisation des coûts? Quelles mesures prendrez-vous? Quels seront vos indicateurs clé de performance? Aurez-vous besoin de faire avancer la transformation numérique de votre organisation? De suivre de plus près les tendances en technologie? De quoi vos employés auront-ils besoin et combien d’entre eux demanderont de l’assistance technique?
  • Comment contrôler vos coûts en TI et en télécom : votre personnel a-t-il l’expertise nécessaire pour gérer vos coûts à l’interne ou sera-t-il inévitable de d’investir à l’externe? Quelle solution de gestion vous conviendrait le mieux?
  • Quel type de solution de GDT répondra à vos besoins : recherchez les fournisseurs de GDT avant d’en choisir un. Dressez une liste de vos forces et de vos faiblesses afin de faire ressortir vos besoins. Les solutions de GDT ne sont pas toutes pareilles, mais si vous avez bien évalué vos coûts en TI, votre choix devrait se faire facilement. Déterminez le niveau de contrôle que vous souhaitez conserver et ce que vous voulez déléguer à votre fournisseur en GDT.
2em étape:  Gestion des coûts en TI

Gérer vos coûts est la prochaine étape logique puisqu’elle vous permet d’examiner vos structures de coûts, pour ensuite décider quoi en faire. Heureusement, une immense charge de travail se transforme en un processus assez simple si vous adoptez la GDT et que vous vous servez des bons outils. Les entreprises ont avantage à passer au nuage et à implanter un logiciel qui s’occupera de tous leur besoins en GDT.

3em  étape: La réduction des coûts

La réduction des coûts est également une étape important dans votre démarche d’optimisation. Les deux concepts se rejoignent certainement, car restreindre les coûts aide l’optimisation. Toutefois, ce n’est pas exactement la même chose : il vient un moment où il n’est plus possible de réduire les coûts, tandis que l’optimisation se fait périodiquement et régulièrement. D’un côté, comprimer les coûts en TI implique souvent le congédiement d’employés, la modification des avantages sociaux, la diminution des salaires et d’autres solutions liées aux ressources humaines. De l’autre côté, l’optimisation des coûts en TI vise à stimuler les dépenses et maximiser la valeur.

Comment maintenir le cap?  

Toute stratégie de TI qui se tient s’assure d’optimiser les coûts pour chaque employé. Dans les bureaux modernes, la majorité des gens utilisent des biens et services en technologie, ce qui entraîne évidemment des dépenses. C’est pourquoi suivre l’utilisation individuelle et renégocier les forfaits selon les besoins particuliers de tout le monde aide à optimiser ces dépenses.

Résultat du suivi de l’utilisation des employés, la transparence des coûts favorise l’optimisation. La transparence fait diminuer les dépenses inutiles en rendant visible tous les biens et les services. Cette visibilité donne des ressources aux gestionnaires de TI pour qu’ils analysent ce qu’ils possèdent ainsi que leur plan d’action.  

Téléchargez notre papier électronique sur la transparence des coûts en TI

D’autres techniques d’optimisation des coûts en TI :

  • Le passage au numérique et la modernisation des technologies
  • L’implantation et la gestion de services d’infonuagique
  • L’amélioration de l’approvisionnement

Et, le plus important à retenir est que tout cela s’exécute facilement avec l’aide d’un logiciel GDT.

Servez-vous de la GDT pour optimiser vos coûts

À long terme, un logiciel de gestion des dépenses en technologie utile vous aidera à optimiser vos processus d’affaires, tout comme vos coûts : presque tous les aspects de la GDT touchent à l’optimisation. La visibilité des coûts, les rapports, l’automatisation des commandes et de l’approvisionnement, la gestion d’inventaire, les tableaux de bord, la responsabilisation des consommateurs, le repérage des erreurs et la communication avec les fournisseurs, entre autres, s’allient pour vous apporter une multitude d’avantages, notamment l’optimisation des coûts.

Contactez-nous pour obtenir plus d’information sur Cimpl et comme notre solution de GDT peut vous aider à optimiser vos coûts en TI!

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Sujets : Gestion de dépenses en TI (GDTI), Optimisation des coûts, Optimisation

Écrit par Caroline C. Le Brun

Directrice marketing chez Cimpl, Caroline, qui travaille dans le milieu depuis 16 ans, a grandement amélioré la présence de l’entreprise sur Internet ainsi que la reconnaissance de l’industrie. Grâce à sa collaboration étroite avec des analystes et à sa connaissance des dernières tendances en gestion des dépenses en TI, elle connaît bien le monde de la technologie et les meilleures pratiques en GDTI. En tant que spécialiste passionnée, elle travaille avec son équipe de marketing pour que Cimpl dépasse ses propres accomplissements.

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