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Éviter les problèmes de facturation en automatisant l’inventaire de télécommunications et le recouvrement de crédits

Publié par Charles Taylor | 11 juin 2019 16:00

La toute première étape de la résolution ou de la correction de tout problème est d’abord de se rendre compte qu’il y a un problème. Automatiser l’inventaire de télécommunications et le recouvrement de crédits est la 24e raison d’aller au-delà de la gestion des dépenses en télécommunications.

Éviter les problèmes de facturation en automatisant l'inventaire de télécoms et le recouvrement de crédits

Si vous avez travaillé dans le domaine des communications par appels ou par données au cours des dernières décennies, vous avez probablement vu, entendu ou vécu à peu près tous les types de problèmes de facturation de télécommunications qui existent.

Certains problèmes de facturation sont faciles à identifier, à attraper et à corriger. Mais qu’advient-il de ceux qui ne sont pas facilement détectables? Certaines factures ont l’air correctes, mais une fois que vous les regardez de plus près, vous remarquez qu’il y a des erreurs qui s’y sont glissées.

Voici quelques trucs pour vous aider à découvrir si vous avez ce genre de problème :

1) Frais mensuels récurrents : si vous ne l’avez pas déjà, obtenez un inventaire des télécommunications à jour contenant les détails des frais mensuels récurrents.

  • Votre fournisseur de service devrait être en mesure de vous fournir une liste détaillée de tous les services sur chaque compte que vous possédez, ainsi que des frais mensuels qui y sont associés.
  • L’avantage d’avoir un inventaire de télécom détaillé est qu’elle vous aidera à identifier quels services sont situés dans quels emplacements et vous indiquera également les frais d’utilisation des fonctionnalités de ces services.
  • Ne vous fiez pas uniquement sur la facture pour avoir un aperçu global de votre inventaire sur ce compte. Plusieurs facturent regroupent les services mensuels et affichent seulement un montant de frais mensuels récurrents.

2) Contrats : maintenant que vous avez un inventaire à jour de tous vos comptes avec vos différents fournisseurs de services, la prochaine étape consiste à obtenir une copie de tous les contrats de vos fournisseurs de service.

  • D’abord, vérifiez que le contrat est à jour (regardez les dates d’échéance).
  • Votre contrat devrait indiquer les prix par services que vous possédez.
  • Ajoutez quelques colonnes au fichier d’inventaire que vous avez créé. Cela vous permettra de saisir le prix de la facture aux côtés du prix du contrat pour vous assurer qu’ils correspondent.

3) Comparez-les : maintenant, votre inventaire, le prix de vos factures et le prix de vos contrats sont tous sur la même feuille de calcul. Cela vous aidera à identifier tous les éléments qui ne correspondent pas.

  • Contactez votre fournisseur des services et faites-lui savoir que vous avez identifié des erreurs et que vous voulez qu’elles soient corrigées (nous recommandons l’utilisation de courriels à des fins de suivi). Souvenez-vous, lorsqu’il est question de remboursements et de crédits, le processus peut être long. Petit conseil : vous devez être professionnel, patient, et persistent. J
  • Gardez en tête que ces étapes vous aideront à identifier les frais mensuels récurrents erronés, mais pas nécessairement les autres frais qui peuvent se glisser dans une facture. Ce sont des frais qui peuvent sembler légitimes, mais qui ne le sont pas. Mais l’exactitude des frais mensuels récurrents est déjà un bel accomplissement!

On entend souvent la phrase suivante :

« Je sais que nous avons des erreurs de facturation, mais nous n’avons tout simplement pas le temps ni les ressources pour passer en revue ces erreurs et les faire corriger. »

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Toutes ces étapes, automatisées

Évidemment, les étapes ci-dessus sont un excellent point de départ. Et si vous pouviez éviter de les faire manuellement en les automatisant? C’est à ce moment qu’un bon logiciel de GDT entre en jeu.

Avec une solution de GDT, vos mises à jour de l’inventaire de télécommunications seront générées automatiquement au fur et à mesure que vous commanderez par l’entremise de la plateforme, et l’inventaire se mettra à jour automatiquement. Non seulement cela, mais vous serez également en mesure de gérer les requêtes MACD (muter, ajouter, changer, déconnecter) de votre inventaire, et vous pourrez faire le suivi des nombreuses modifications.

Comparer votre inventaire aux services pour lesquels vous payez n’aura jamais été aussi facile. Une solution de GDT ne génère pas seulement automatiquement des rapports d’inventaire, mais analyse les contrats. Cette analyse prend en compte tous les aspects nécessaires à la détection d’erreurs ou d’écarts. En comparant l’inventaire – les services actifs et inactifs – et les contrats, tout ce qui semble incorrect pourra facilement être identifié. Le meilleur dans tout ça? Une bonne solution de GDT offrira souvent un rapport se concentrant uniquement sur les erreurs et les écarts de facturation! De cette façon, vous pouvez accéder à tous les problèmes concernant votre facturation en un répertoire centralisé.

La prochaine étape consiste à signaler ces incohérences de facturation. Bien évidemment, maintenant qu’elles sont regroupées en un seul endroit, il est beaucoup plus facile de faire le suivi des contestations jusqu’à leur résolution. En les traitant un par un, vous pouvez contester tous les problèmes de facturation que vous avez identifiés, et vous pouvez gérer ces contestations avec les différents fournisseurs directement dans la plateforme. Vous pouvez envoyer des courriels, faire le suivi de ce qui est dit et ce qui est fait, et vous pouvez même ajouter des notes pour votre propre suivi. Vos crédits seront également gérés directement dans la plateforme, alors vous n’aurez aucun document supplémentaire à gérer et vous ne perdrez pas le fil. Une fois que la contestation est résolue, vous pouvez la compléter et générer le rapport d’erreurs de facturation à nouveau; l’erreur n’y sera plus. N’est-ce pas merveilleux?

Et souvenez-vous que lorsqu’il est question de remboursements et de crédits, plus vous êtes préparé à fournir à votre fournisseur les informations nécessaires, plus les chances d’obtenir votre crédit seront grandes. Alors, n’hésitez pas à envoyer tous les documents possibles pour prouver que vous méritez un crédit.

Au nombre sans cesse croissant de technologies et de services que nous utilisons s’ajoute un lot de factures différentes et compliquées. Tenter de faire le suivi des différentes façons dont ces services sont facturés est un énorme défi en soi. Mais une fois qu’un processus automatisé est en place, le tout devient plus facile et vous avez plus de temps à consacrer aux tâches qui comptent vraiment, comme développer votre environnement de TI ou encore intégrer de nouveaux types de services à votre environnement.

Si vous avez besoin d’aide avec l’une de ces étapes, contactez-nous et nous vous guiderons vers le droit chemin!

 

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Écrit par Charles Taylor

Chuck travaille dans le milieu des télécommunications depuis plus de 30 ans. Au cours de sa carrière, il a acquis de l’expérience dans les réseaux de communications vocaux et de données, la gestion des coûts, les négociations de contrat, le contrôle de processus et la gestion de politiques. Habitant au Texas, il fait désormais partie de l’équipe de Cimpl en tant qu’analyste de GDT sénior et apporte énormément de connaissance et de valeur à l’entreprise. Il est devenu un véritable Québécois en mangeant sa première poutine traditionnelle lors de sa première visite à Montréal !

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