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Comment obtenir des rapports de télécommunications planifiés dans votre boîte de réception

Publié par Caroline C. Le Brun | 18 septembre 2018 11:40

Planifier vos rapports de dépenses en télécommunications pour qu’ils soient envoyés automatiquement et de façon régulière est la 23e raison d’aller au-delà de la GDT et gérer l’empreinte numérique de votre entreprise.

Cherchez-vous de nouvelles façons d’accélérer l’accès à vos rapports de télécommunications? En avez-vous assez de devoir vous connecter à un système pour simplement vérifier des détails? Découvrez comment vous pouvez gagner du temps en accélérant l’accès aux rapports dont vous avez besoin avec un planificateur. 

#23 Planificateur

Tout d’abord, qu’est-ce qu’un planificateur?

Le planificateur est une fonctionnalité associée aux rapports et aux factures que l’on peut trouver sur certaines plateformes de gestion des dépenses en télécommunications. Le planificateur vous permet de décider quels rapports et factures vous voulez envoyer automatiquement, ainsi que la date d’envoi et les destinataires. Ces derniers recevront les documents par courriel, où les factures seront disponibles en format PDF et les rapports, en format Excel (pour la plupart). Comme un cycle des rapports de télécommunications normal dure en moyenne 9,6 jours ouvrables par mois, vous pouvez manifestement voir comment l’automatisation de la distribution de vos rapports peut vous faire gagner du temps.

Comment est-ce que ça fonctionne?

Commençons par les rapports. Votre fournisseur de GDT devrait vous offrir une tonne de rapports par défaut, ou même vous donnez l’option de créer les vôtres (comme nous faisons chez Cimpl, par exemple). D’une façon ou d’une autre, lorsque le rapport est choisi ou créé, on peut alors le planifier.

Votre plateforme devrait vous offrir des options de base de planification. Vous pouvez décider qui reçoit le courriel et quand ils le reçoivent. Vous pourriez vous envoyer un rapport à vous seulement ou à plusieurs personnes. Les destinataires peuvent être des employés précis, des fournisseurs, le département des finances, ou autres; c’est VOUS qui décidez. L’étape suivante est d’établir quand les destinataires le recevront. Vous pouvez faire un rapport hebdomadaire, mensuel, et vous pouvez même planifier une date où le rapport n’a plus besoin d’être envoyé par courriel. Une fois le courriel reçu, vous pourrez ouvrir le rapport dans le bon format, que ce soit PDF ou Excel, selon la nature du document. Les mêmes étapes s’appliquent pour les factures, quelles qu’elles soient.

Quels sont les avantages?

Comme vous voyez, l’utilisation d’un planificateur de rapports et de factures permet de faciliter votre vie quotidienne et de réduire votre charge de travail. Voici quelques-uns des principaux avantages à souligner :

  • Gagner du temps : environ deux heures par mois, par rapport, parce que vous n’avez plus à les préparer manuellement et à les envoyer individuellement par courriel.
  • Économiser de l’argent : plus besoin de demande de changement ou de services gérés, plus besoin de demander à votre fournisseur de figer un script dans le code pour envoyer les rapports à une liste de personnes et payer chaque changement chaque fois. Un module configurable vous donne la flexibilité dont vous avez besoin à une fraction du prix.
  • Renforcer la productivité : plus besoin de répéter les mêmes tâches. Vous pouvez vous concentrer sur les tâches qui aident votre entreprise à croître, et laissez les tâches répétitives de côté.
  • Notifications : Vous recevrez les notifications directement dans votre boîte de réception pour surveiller les coûts et l’inventaire.
  • Améliorer les processus : en uniformisant votre processus de génération de rapports, vous commettrez moins d’erreurs et serez plus efficace.
  • Créer une culture de transparence des coûts: tous vos employés ont accès aux données qui leur importent. Les utilisateurs deviennent conscients de leur utilisation et peuvent changer leurs habitudes pour se conformer aux politiques d’entreprise. Les gestionnaires et les hauts directeurs peuvent faire le suivi des tendances des groupes et des départements.

Avec tant d’avantages, chacun y trouve son compte, du directeur des finances au gestionnaire des TI, en passant par l’analyste en télécoms et évidemment le PDG.

Témoignage

Avant d’utiliser la fonctionnalité de planification des rapports et des factures, une grande organisation gouvernementale devait faire beaucoup de tâches manuellement. Pour rétrofacturer les coûts de TI aux départements appropriés, l’équipe de TI devait préparer des rapports manuellement pour souligner les coûts et l’utilisation de données. La génération de rapport était une tâche laborieuse et répétitive, qui devait être accomplie souvent et n’était pas automatisée ou mesurable.

Depuis que ce client utilise le planificateur de rapports et de relevés d’utilisateur dans Cimpl, tout est automatisé. Dès que les rapports sont générés ou choisis, ils n’ont qu’à planifier leur envoi aux départements précis, à une date précise. Il en va de même pour les relevés d’utilisateur, qui fournissent aux employés la visibilité de l’utilisation et des coûts associés aux services qui leur sont assignés. De plus, les documents sont envoyés durant la nuit pour ne pas surcharger les serveurs et le réseau durant la journée. Ces heures gagnées peuvent maintenant être consacrées à d’autres projets plus importants.

Un des utilisateurs a même louangé la fonctionnalité de planification, déclarant qu’elle a sauvé ses vacances : même à l’extérieur du bureau, tous ses rapports étaient envoyés à son gestionnaire à temps. Les utilisateurs ont aussi continué de recevoir leur relevé individuel sans interruption. Ce client a même pu planifier ses rapports pour la première semaine de son retour de vacances, assurant qu’il ne serait pas trop surchargé.

Dans Cimpl, la fonctionnalité de planification est facile à utiliser et à configurer et vous permet d’économiser temps et argent aisément. Une autre raison d’aller au-delà de la GDT.

Si vous voulez en apprendre davantage sur le planificateur de rapports de télécommunications automatisé de Cimpl et comment il peut aider votre organisation, n’hésitez pas et contactez-nous aujourd’hui!

 

Écrit par : Charles-Olivier Payette

Webinar Configurable Reports and Scheduler Telecom Expense Management

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Sujets : Gestion de dépenses en télécommunications (GDT), rapports de télécommunication planifiés, planifier des rapports

Écrit par Caroline C. Le Brun

Directrice marketing chez Cimpl, Caroline, qui travaille dans le milieu depuis 16 ans, a grandement amélioré la présence de l’entreprise sur Internet ainsi que la reconnaissance de l’industrie. Grâce à sa collaboration étroite avec des analystes et à sa connaissance des dernières tendances en gestion des dépenses en TI, elle connaît bien le monde de la technologie et les meilleures pratiques en GDTI. En tant que spécialiste passionnée, elle travaille avec son équipe de marketing pour que Cimpl dépasse ses propres accomplissements.

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