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Comment l’automatisation de la gestion des dépenses en mobilité vous fera rattraper la moitié de votre temps

Publié par Caroline C. Le Brun | 10 juillet 2018 16:02

Automatiser 68 % de vos activités en mobilité afin de réduire l’erreur humaine est la 69e raison de dépasser la GDT et de gérer votre empreinte numérique d'entreprise.

La transformation numérique dans les milieux professionnels pousse des organisations comme la vôtre à élaborer de nouvelles stratégies dans le but d’améliorer leurs méthodes de travail et leurs processus et de réduire leurs pertes.

Automatisez la mobilité

En effet, les entreprises ne devraient pas perdre de temps à exécuter manuellement des opérations qui ne nécessitent pas d’intervention humaine. C’est pourquoi l'automatisation est la solution tout indiquée pour transformer votre façon de travailler. Contrairement à ce qu’on pouvait penser autrefois, il n'est pas dramatique de réduire l’intervention humaine : en fait, les environnements de travail y gagnent en productivité et en efficacité, en plus d’observer une planification et une budgétisation améliorées. 

Pour vous mettre en contexte, l’automatisation des processus d'affaires désigne une technique de gestion de l’information, des données et des processus qui vise à réduire les coûts, les ressources utilisées et l’investissement requis. L’automatisation augmente la productivité en informatisant d’importants processus d'affaires par le biais de technologies informatiques. Autrement dit, l'automatisation élimine (ou du moins diminue) la nécessité d’impliquer un humain dans des tâches qui ne l'exigent pas. Les entreprises arrivent donc à gérer efficacement leurs biens en mobilité, en M2M, en CUC, en infonuagique, en TI, et leurs biens filaires sans se soucier de détails inutiles.

L’automatisation est utile dans de nombreux domaines, notamment la gestion des dépenses en mobilité (ou même sans fil). Presque tout le monde possède un téléphone cellulaire, et cette réalité se reflète dans les bureaux d'aujourd’hui. Même si les employés d’une organisation utilisent leur propre appareil au travail (ce qu’on appelle le PAP ou BYOD), celle-ci se retrouve tout de même aux prises avec d’innombrables factures, forfaits et contrats de service.

Heureusement, la GDM et l’automatisation vont de pair puisque cette dernière constitue une étape clé sur la voie menant à une bonne solution de gestion des dépenses en mobilité. L’automatisation allège énormément la tâche des gestionnaires de TI et des employés qui croulent sous la paperasse et qui peinent à gérer leurs biens en mobilité.

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La gestion des dépenses en mobilité aide à :

  • Réduire les coûts
  • Rendre visible les biens et les coûts
  • Atteindre la transparence
  • Maximiser l’efficacité
  • Permettre aux gestionnaires et aux employés de reprendre contrôle de leurs biens et services sans fil
  • Négocier des contrats, des offres et des forfaits avantageux
  • Identifier les appareils inutilisés et les éliminer (ou les réattribuer)

Tout cela (et bien plus) passe par l’automatisation de vos tâches reliées à la mobilité. Outre les avantages associés à la GDM, l’automatisation permet aussi aux entreprises de :

  • Passer au numérique, ce qui optimise les opérations puisqu’on ne travaille plus avec une tonne de documents papier
  • Limiter les pertes de temps : on se concentre sur les tâches qui requièrent vraiment une intervention humaine
  • Planifier l’avenir clairement grâce à de nouveaux outils
  • Réduire le besoin d’une présence physique pour faire fonctionner les systèmes
  • Réduire les erreurs humaines

Maintenant que vous êtes emballés par tous ces avantages, concentrons-nous sur le fonctionnement concret de l'automatisation en mobilité et sur son lien avec la GDM. Précisément, l’automatisation de la mobilité aide à la gestion des téléphones, des forfaits, de l'utilisation et des coûts par la production de rapports indiquant qui utilise quoi, à quel endroit, et en montrant combien cette utilisation coûte exactement. Les dépenses en mobilité sont souvent imprévisibles, mais grâce à l’automatisation des flux de travail, la GDM facilite le suivi des dépenses et des biens sans fil. Un logiciel de GDM montre aux employés leurs dépenses et leur donne l’occasion d'ajuster leur comportement si nécessaire, ou même de comparer leurs dépenses à celles de leurs collègues.

La TI en libre-service est un des avantages majeurs d’une solution de GDM. L’automatisation des comptes créditeurs, des processus d’achat, de la gestion des relations clients et des processus d’approvisionnement, par exemple, a fait épargner de grandes sociétés, en plus d'avoir amélioré leur productivité. Par ailleurs, toute entreprise gagne à automatiser des flux de travail comme l’arrivée et le départ des employés, les requêtes MACD et leur exécution, la gestion des forfaits d’itinérance et de demandes extraordinaires, la facturation, les transferts d’employés et plusieurs autres. Tout le monde gagne du temps, car des actions qui prenaient auparavant des heures, voire même des jours, s'accomplissent dorénavant en quelques clics, sur une seule plateforme centralisée. La validation rapide des coûts et le renforcement des politiques d’entreprise comptent aussi parmi les bénéfices de l’automatisation, ainsi que la gestion facile des inventaires et les audits fréquents. 

Automatiser des tâches manuelles répétitives donne l’occasion aux employés d’entreprendre d’autres projets et d'accroître leur productivité ailleurs. Puis, laisser un logiciel valider et optimiser certaines procédures vous permet de trouver les meilleurs contrats et forfaits pour répondre à vos besoins d'affaires, au lieu d'avoir à tout examiner manuellement, ce qui vous fait économiser en coupant les dépenses inutiles. 

Au final, la mobilité automatisée vous fait économiser temps et argent tout en vous aidant à garder un inventaire précis. Vous n’aurez plus à vous préoccuper de tâches qui n’ont pas besoin de vous parce que le travail sera déjà fait. 

Contactez-nous pour découvrir comment la solution GDT de Cimpl peut automatiser vos processus et gérer vos biens et services en mobilité sans heurt.

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Sujets : Gestion de la mobilité en entreprise (GME), Automatisation, Gestion des dépenses en mobilité (GDM)

Écrit par Caroline C. Le Brun

Directrice marketing chez Cimpl, Caroline, qui travaille dans le milieu depuis 16 ans, a grandement amélioré la présence de l’entreprise sur Internet ainsi que la reconnaissance de l’industrie. Grâce à sa collaboration étroite avec des analystes et à sa connaissance des dernières tendances en gestion des dépenses en TI, elle connaît bien le monde de la technologie et les meilleures pratiques en GDTI. En tant que spécialiste passionnée, elle travaille avec son équipe de marketing pour que Cimpl dépasse ses propres accomplissements.

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