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Les principaux avantages de la gestion des contrats de télécommunications

Publié par Caroline C. Le Brun | 6 août 2019 16:00

La gestion de plusieurs contrats avec différents fournisseurs pour votre environnement de télécoms peut rapidement devenir insurmontable et désorganisée. Il est difficile de concevoir la visibilité de ces contrats lorsqu’il n’y a pas d’endroit spécifique où les stocker et les gérer. La solution à ce problème est très simple, mais n’est pas toujours évidente à trouver : un gestionnaire de contrats disponible dans votre plateforme de gestion des dépenses en télécommunications. Voici 5 avantages de gérer tous vos contrats à l’aide d’un outil de gestion de contrats.

Bénéfice de la gestion de contrats

Les avantages de gérer vos contrats dans votre solution de GDT

Un aspect important de la GDT est la capacité à valider les factures en les comparant aux contrats afin de trouver les écarts. Cela réduit la nécessité d’intervention humaine, puisque les employés n’ont pas à passer en revue manuellement d’innombrables documents. Voici d’autres avantages de la gestion des contrats avec la GDT :

  1. Analyse des écarts de facturation

Grâce à une plateforme tout-en-un, vous pouvez facilement gérer les factures associées à vos contrats et vous assurer que vous payez ce que vous êtes censé payer. Si vous voyez que vous êtes facturé pour les éléments qui sont inclus dans votre contrat, il sera beaucoup plus facile de contester les surfacturations, puisque vous aurez les informations nécessaires.  Cela vous permet également de changer de contrat pour un contrat s’adaptant mieux à vos besoins, si nécessaire.

  1. Prenez des mesures correctives

Puisque vos contrats sont réunis en seul endroit, vous pouvez facilement voir ce qui doit être corrigé. De là, vous pouvez prendre des mesures correctives de façon à éviter de payer des frais supplémentaires. Si, par exemple, un de vos employés dépasse toujours la limite de données qui lui est accordée dans le contrat, il sera facile de le constater et de changer de contrat pour un contrat convenant mieux à ses besoins.

  1. Toutes les informations nécessaires pour négocier

Puisque les données sont recueillies tout au long du cycle de vie du contrat, il est plus facile de renégocier les contrats, car vous pouvez voir s’ils conviennent réellement à votre entreprise.

  1. Réduisez le risque d’erreurs grâce à l’automatisation

En utilisant une plateforme pour tous vos contrats, vous réduisez le risque d’erreurs. Certains services de gestion de contrats ont des tableaux de bord qui peuvent être configurés selon vos préférences; par exemple, un tableau de bord se concentrant sur les échéances. Vous pourrez consulter tous les contrats qui arrivent bientôt à échéance et vous pourrez facilement prendre une décision. Vous avez également l’option de configurer des alertes pour vos contrats. Les alertes vous informent lorsque votre contrat est sur le point d’expirer ou lorsqu’il est censé être renouvelé. Vous ne manquerez plus jamais une échéance et ne payerez plus jamais de frais de retard grâce à l’automatisation.

  1. Plus de visibilité sur les contrats corporatifs

Grâce à une plateforme de gestion de contrats, tous vos contrats seront visibles et réunis en un seul endroit. Il est donc plus facile de les gérer et de prendre des décisions, car vous savez exactement ce que vous possédez et avec qui vous faites affaire. Vous aurez également moins de documents papier et un processus plus rapide!

Avec Cimpl

Cimpl peut vous aider dans la gestion de vos contrats en analysant vos factures afin d'éviter les erreurs de facturation, de réduire la marge d'erreur avec l'automatisation et de vous fournir des outils pour vous aider à avoir plus de visibilité sur vos contrats, ce qui permet la négociation de ceux-ci.

Voici quelques fonctionnalités importantes offertes dans la plateforme Cimpl :

  • Étapes importantes du contrat-cadre
  • Identification de l’échéance des contrats
  • Configuration d’alertes pour un suivi plus proactif des renouvellements et des négociations avec les fournisseurs
  • Alertes pour les utilisateurs
  • Rappels par courriel

Les alertes peuvent dorénavant être configurées dans le module Gestion des contrats pour avertir les utilisateurs de prendre des mesures avant ou après l’échéance des contrats.

Les questions que vous devriez vous poser sont :

  1. Avez-vous les bons services?
  2. Payez-vous ce que vous êtes censé payer?
  3. Répartissez-vous vos dépenses télécoms correctement?

Si vous faites l’audit de votre utilisation de TI et de télécoms manuellement en utilisant plusieurs filières de factures papier et de feuilles de calculs en place depuis longtemps, ou que vous codez, marquez et répartissez manuellement les coûts, alors vous ne profitez pas des avantages de la gestion des contrats.  Non seulement votre fournisseur de GDT peut charger et valider les factures électroniques, mais il peut également effectuer des analyses en continu et vous fournir des rapports sur votre utilisation et vos dépenses.

Feuille de route 2019

Apprenez-en plus sur les avantages d’être un client de Cimpl :

Sujets : Produits Cimpl, Logiciel de GDT, gestion de contrats

Écrit par Caroline C. Le Brun

Directrice marketing chez Cimpl, Caroline, qui travaille dans le milieu depuis 16 ans, a grandement amélioré la présence de l’entreprise sur Internet ainsi que la reconnaissance de l’industrie. Grâce à sa collaboration étroite avec des analystes et à sa connaissance des dernières tendances en gestion des dépenses en TI, elle connaît bien le monde de la technologie et les meilleures pratiques en GDTI. En tant que spécialiste passionnée, elle travaille avec son équipe de marketing pour que Cimpl dépasse ses propres accomplissements.

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