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7 composantes d’un bon budget de TI

Publié par Caroline C. Le Brun | 26 février 2015 8:30
L’un des éléments principaux d’un bon budget de TI est un plan d’achat défini pour le matériel. Mais il ne faut pas vous arrêter en si bon chemin! Cet article vous en apprendra davantage sur ce qui fait ou non un budget en TI réussi. Mais tout d’abord, un mot sur la situation actuelle entourant cette planification financière essentielle.

Une tendance vers l’augmentation des dépenses en TI

Je ne vous apprends rien de nouveau en vous déclarant que les dépenses en TI sont à la hausse. Et cette tendance n’est pas prête de disparaître : on prévoit que l’augmentation sera de 3 % chaque année entre 2015 et 2018. Voici quelques détails mis de l’avant par la recherche qui a produit ces chiffres :

           o   16 % des gestionnaires de TI planifient réduire ces dépenses;
           o   28 % s’attendent à conserver le même montant de dépenses;
           o   42 % d’entre eux planifient l’augmenter.
  • Les TI coûtent environ 2770 $ par employé aux petites entreprises;
  • Elles coûtent environ 698 $ par employé aux grandes entreprises (une différence de 2072 $!);
  • Une bonne part des nouvelles dépenses proviennent des services d’infonuagique et de virtualisation;
  • Malgré ces données, le nombre moyen de membres composant le personnel en TI stagne à 4,2 employés par département. Les employeurs ne planifient pas embaucher plus de professionnels en TI.

Tous les résultats mentionnés ci-dessus sont largement corroborés par une étude distincte de Deloitte. Ce qu’on en retient, c’est qu’on ne peut nier le besoin grandissant d’une meilleure planification et d’une utilisation des ressources en TI, puisque le nombre d’employés en TI restera le même... ou diminuera. Alors, par où commencer?

Construire des fondations solides : mobilisez les bonnes personnes et encouragez la responsabilisation!

Tout d’abord, il importe de savoir qui sera responsable de planifier et de mettre en place ce budget. Cette personne varie selon l’entreprise, mais peu importe l’endroit, on retrouvera toujours certains points en commun dans l’élaboration de la planification. L’engagement et la coopération de la haute direction, y compris du directeur des finances et même du directeur général, sont primordiaux envers le personnel en TI (c.-à-d. les DSI et les gestionnaires TI). Une planification réussie passe par un bon leadership; vous ne l’obtiendrez pas si les dirigeants n’y jouent pas un rôle actif.

Mais à la base, vous devez également engager tout le monde dans l’entreprise. Ici, je parle bien sûr de transparence. L’employé moyen n’a pas besoin d’aider directement à la planification, mais il devrait être conscient de ce qu’il coûte à l’entreprise en matière de dépenses en TI; de cette manière, il sera sensibilisé à réduire le manque d’efficacité. En faisant la promotion d’une culture de transparence des coûts en TI, vous ciblez et éliminez toutes inefficacités futures avant qu’elles ne surviennent. Vous encouragez la responsabilisation, ce qui réduira les dépenses en TI et vous aidera à maximiser votre budget de TI.

Vous devez aussi avoir une vision réaliste de la date cible pour le budget. Pour deux feuilles de route budgétaires, vous devriez planifier jusqu’à 6 mois : une pour la prochaine année, et l’autre pour les 2 à 3 années qui suivront.

Liste de vérification GDT! 7 composantes d’un bon budget de TI

Maintenant que nous avons une bonne vue d’ensemble de la situation, nous pouvons nous attarder au budget en soi. Quelles sont les composantes d’un budget de TI optimal? À tout le moins, vous devriez planifier les dépenses des éléments suivants :

1) Matériel – Cette catégorie comprend tout équipement physique et outil utilisé pour le travail :

  1. Ordinateurs
  2. Télécommunications – ligne terrestre et cellulaires, etc.
  3. Imprimantes
  4. Câblage (un élément à ne surtout pas oublier)
  5. Autres articles électroniques

2) Logiciel – Tous les programmes qui fonctionnent sur vos appareils. Souvenez-vous que les entreprises de logiciels augmentent leurs audits logiciels. Assurez-vous de planifier dans votre budget l’achat de tout logiciel utilisé : vous serez heureux de l’avoir payé la première fois plutôt que de recevoir une facture tardive pour des exemplaires non utilisés...

3) Abonnements et services – S’appliquent aux logiciels licenciés et payés sur une base mensuelle ou annuelle plutôt qu’au logiciel acheté en un seul paiement.

4) Capital – Biens non financiers utilisés pour fabriquer les produits de l’entreprise.

5) Opérations – Les coûts occasionnés par l’activité d’une entreprise (dans ce cas-ci, la portion des TI).

6) Projets – Les coûts associés à des tâches spécifiques.

7) Gestion des imprévus – Finalement, de l’argent devrait être mis de côté pour les dépenses imprévues. Car elles surviendront, peu importe la rigueur de votre planification.

Les pas qui mènent au succès : respectez le budget

Vous connaissez maintenant la situation actuelle en TI et les éléments qui composent un bon budget. Mais ce n’est pas tout. Vous devez aussi vous assurer de vous en tenir à votre budget, et de surveiller constamment vos dépenses alors que de nouveaux développements font surface (par exemple, des perturbations technologiques, un changement subi sur le marché, etc.)! On peut qualifier un processus budgétaire de « réussi » lorsque :

  • Vous respectez la limite de dépenses planifiée dans vos orientations;
  • Vous vous assurez d’avoir un bon RCI de vos dépenses en TI;
  • Vous vous ajustez aux grands changements qui surviennent.

Rappelez-vous que de passer à travers les étapes de la planification n’est pas suffisant. Bien que cela puisse vous paraître étrange, le budget devrait être perçu comme une entité en mouvement plutôt qu’en un élément statique, immuable.

J’ose espérer que cet article vous aura été utile. Si vous avez besoin d’aide, communiquez avec nous chez Cimpl! Notre entreprise est le chef de file canadien en gestion des dépenses en TI et télécommunications — nous aidons des entreprises à gérer leurs dépenses en TI et à maximiser leurs budgets de TI depuis 15 ans déjà. Nous pouvons vous aider à travailler intelligemment

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Écrit par Caroline C. Le Brun

Directrice marketing chez Cimpl, Caroline, qui travaille dans le milieu depuis 16 ans, a grandement amélioré la présence de l’entreprise sur Internet ainsi que la reconnaissance de l’industrie. Grâce à sa collaboration étroite avec des analystes et à sa connaissance des dernières tendances en gestion des dépenses en TI, elle connaît bien le monde de la technologie et les meilleures pratiques en GDTI. En tant que spécialiste passionnée, elle travaille avec son équipe de marketing pour que Cimpl dépasse ses propres accomplissements.

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