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5 impacts de l’automatisation sur votre méthode de travail

Posted by Caroline C. Le Brun | 1 mai 2018 8:04

Automatiser les flux de travail accélère les processus quotidiens pour vous permettre de vous concentrer sur ce qui compte vraiment. Il s'agit de  la 50e raison de dépasser la GDT et de gérer l’empreinte numérique de votre entreprise.

Dans le monde actuel des technologies en constante évolution, il deviendra impératif que les entreprises investissent dans l’automatisation et dans l’intelligence artificielle. Les logiciels et les tendances d’investissement comme celles-là abondent dans les départements des TI et ont des répercussions majeures sur la manière dont les organisations mènent leurs activités quotidiennes. En réalité, l’automatisation du processus d'affaires et d’autres systèmes similaires aide les organisations à atteindre l’objectif principal de notre ère : la  transformation numérique. L’automatisation vous permet de gagner du temps et de libérer des ressources. Les tendances technologiques comme l’automatisation contribuent à la réduction des coûts de fonctionnement et améliorent l’efficacité opérationnelle d’une pierre deux coups. Ce sont quelques zones majeures où les organisations peuvent s’attendre à voir des changements lorsqu’elles adoptent l’automatisation de leur lieu de travail.

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1. Plus grande productivité

Une des premières observations que vous ferez lorsque vous implanterez une forme d’automatisation est l'augmentation marquée de la productivité. Un des avantages de l’automatisation du processus d'affaires : les employés perdront moins de temps sur les flux de travail manuels qui occupent une grande partie de leur liste de tâches quotidiennes. Selon Wrike, un outil de gestion de projets infonuagique populaire, 40 % de la productivité est perdue à cause du changement de tâches. Grâce à l’implantation de flux de travail et de processus d’approbations automatisés, les employés consacreront moins de temps à passer d’un processus à l’autre. Ils pourront aussi se concentrer pour produire du travail de meilleure qualité. Les flux de travail sous-jacents peuvent accélérer le rythme et garder l’intervention des employés au minimum.

2. Réduction de l’intervention humaine

Automatiser les flux de travail et les processus d'approbation réduira considérablement le temps que les employés consacrent aux tâches manuelles. Des tâches comme le suivi des approbations des mises à jour et des notifications, les chaînes de courriels et les processus de commande qui grugent normalement beaucoup d’énergie et de concentration à vos employés sont alors simplifiées. Qui dit moins d’intervention humaine dit aussi moins d’erreurs humaines. Vous n'auriez plus à vous soucier des erreurs puisque les tâches simples, répétitives et rapidement ennuyeuses seront confiées à des machines.

3. Efficacité améliorée

Les temps changent, tout comme notre manière d’appréhender notre travail au quotidien. Prenez la gestion des documents et des factures papier comme exemple. À l’heure actuelle, les professionnels passent la moitié de leur temps à chercher de l’information et prennent en moyenne 18 minutes à retrouver le bon document. Avec le passage au numérique généralisé, il est logique que l'automatisation facilite la gestion de vos documents. Les tâches reliées à vos documents et factures peuvent toutes être menées électroniquement avec l'automatisation; puis avec l’externalisation de ces processus et flux de travail fastidieux, l’efficacité opérationnelle sera grandement améliorée.

4. Meilleure planification

Lorsque vient le temps d’investir et d'analyser les données, vous voudrez des rapports de haute qualité et des renseignements organisationnels pour faire ressortir les tendances clés. Des rapports clairs et détaillés vous renseignent sur les dépenses et le RCI (retour sur le capital investi, ROI en anglais), et peuvent aider le département des finances à prendre des décisions éclairées. Le bon système d’automatisation en place vous permettra d’automatiser de tels rapports. En fait, 47 % des professionnels en comptes créditeurs trouvent que les processus manuels posent le plus grand défi. L’ajout d’une couche supplémentaire d'automatisation peut permettre la configuration et l’envoi de rapports financiers sur une base régulière aux personnes appropriées dans l’entreprise. Tout cela facilitera les futurs investissements. Votre département des finances aura une bonne planification, sans les problèmes de compilation et d’analyse manuels.  

5. Plus d’économies de temps et de coûts

Les avantages de l'automatisation du processus d’affaires sont importants. Ces facteurs combinés entraîneront deux changements principaux : vous économiserez davantage de temps et d'argent. L'automatisation peut même vous aider à gérer un inventaire précis. En rendant les flux de travail et les processus d'approbation automatisés partie intégrante de votre travail, vous permettrez à tout le monde dans l'entreprise d’économiser du temps. Les heures gagnées peuvent alors être réallouées à d'autres tâches plus importantes. Tous les processus sous-jacents et répétitifs peuvent être configurés pour fonctionner par eux-mêmes, vous faisant économiser de l’argent sans que vous ayez à effectuer des manipulations. La réduction de l'erreur humaine et l’augmentation de la productivité et de l'efficacité entraînent des économies de temps et de coût considérables.

Pour plus d’informations sur l'automatisation et sur ses possibilités d’économies de temps et d’argent continues, n’hésitez pas à nous contacter dès maintenant.

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Topics: Automatisation des processus d'affaires, gestion des dépenses en technologie

Written by Caroline C. Le Brun

Directrice marketing chez Cimpl, Caroline, qui travaille dans le milieu depuis 16 ans, a grandement amélioré la présence de l’entreprise sur Internet ainsi que la reconnaissance de l’industrie. Grâce à sa collaboration étroite avec des analystes et à sa connaissance des dernières tendances en gestion des dépenses en TI, elle connaît bien le monde de la technologie et les meilleures pratiques en GDTI. En tant que spécialiste passionnée, elle travaille avec son équipe de marketing pour que Cimpl dépasse ses propres accomplissements.

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