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5 employés à prendre en compte lors de la planification de votre stratégie de GDT

Publié par Caroline C. Le Brun | 20 novembre 2019 16:04

Les factures et les frais d’entreprise du mois viennent d'arriver. Les affaires semblent bien aller jusqu’à ce que vous remarquiez le plus gros montant de la facture, la section sur les « Dépenses en technologie des employés ». La confusion s’empare de vous. Vous ne comprenez pas comment cela a pu se produire. Attendez, calmez-vous, nous savons tous que cette section n’apparaît pas sur nos factures d’entreprise. Cependant, le montant est tellement réparti, que personne ne remarque à quel point il contribue aux dépenses de l’organisation. Au bout du compte, l’interaction des employés avec la technologie comporte des risques qui pourraient coûter bien de l'argent à votre entreprise. 

Je sais que vous aimez vos collègues et que vous voulez ce qu'il y a de mieux pour eux. Mais même si vous aimez les voir heureux, je sais également que vous aimeriez qu’ils soient impliqués dans votre stratégie sur la gestion des dépenses en technologie – est-ce que je perçois un léger hochement de tête? 

l'avantage de visibilité sur l'utilisation des employés

Une des meilleures pratiques d’optimisation des coûts est la compréhension du comportement d’un employé face aux services technologiques qu’il utilise au travail. Obtenir un aperçu des habitudes de vos employés dans différentes situations vous aide à prendre de meilleures décisions en lien avec vos objectifs organisationnels. Évaluer l’interaction Employé-Technologie est la 37e raison d'aller au-delà de la GDT et de gérer l'empreinte numérique d'entreprise. Les comportements varient d’une situation à une autre ou plutôt d’un employé à un autre. C’est pourquoi je vous présente une courte liste des 5 employés uniques dont vous devriez tenir compte lors de la planification de votre stratégie de gestion des dépenses en technologie : 

Pierre, le petit nouveau  

Avec tant d’informations à divulguer dues à son parcours universitaire, ce nouveau diplômé décide d’utiliser ces propres appareils pour gérer et garder confidentielles les données d’entreprises. Se croyant adepte des technologies, Pierre continue à appliquer cette pratique sans en informer le département de TI – cela ressemble beaucoup au Shadow IT, non? Avoir de la visibilité là-dessus vous aide à prendre des mesures immédiates pour éviter les risques de violation de données. 

Tracy, la touriste  

Travaillant souvent à l’extérieur du bureau, Tracy voyage beaucoup. Puisqu’il existe des moments où elle doit se déplacer d’un pays à un autre, les forfaits mobiles associés à son compte doivent inclure des services en itinérance. Si ces services ne sont pas désactivés lorsqu’ils ne sont pas utilisés, votre entreprise continuera d’être facturée pour ses frais. Donc, avoir de la visibilité sur ces informations vous tiendra au courant des activités technologiques de vos employés. De plus, si celles-ci sont vérifiées en permanence, cela permettra à votre entreprise de prévenir des surfacturations. 

Cécile, celle qui a des goûts de luxe  

Cécile exige d’utiliser la technologie dernier cri pour effectuer ses tâches quotidiennes. La gestion des coûts n’est pas vraiment sa spécialité, donc elle aurait besoin d’aide quant à l’acquisition de technologies efficaces, mais qui restent tout de même abordables. La visibilité sur les employés comme Cécile pourrait prévenir des dépenses excessives et vous faire économiser beaucoup d’argent. 

Cynthia, la citoyenne virtuelle  

Travaillant au bureau qu’une fois par mois, Cynthia travaille à distance. Elle a besoin de quelques éléments pour travailler, tels qu’un fournisseur d’accès Internet, un ordinateur portable pour rester connecté à la base de données de l’entreprise et potentiellement un téléphone cellulaire pour communiquer - cela en fait beaucoup, non? Donc, avoir de la visibilité sur tous ces services et appareils vous permettra de répartir convenablement les coûts du département pour lequel ce genre d’employé travaille. 

Francis, le fantôme  

Francis fait partie de ceux et celles qui ont quitté l’entreprise, mais qui n’ont pas remis à l’organisation les appareils et les abonnements au nuage qui leur ont été fournis. Connu sous le nom des appareils non utilisés, une partie de l’équipement de Francis, par exemple, un appareil mobile avec un forfait appels, textos et données, se trouve dans le bureau, inutilisé, mais il est encore payé par l’entreprise. Une visibilité sur ces dossiers pourrait vous aider à tenir les détails de votre inventaire à jour et à éviter de payer des frais liés à des services qu’aucun employé actuel n’utilise. 

 

En revanche, obtenir de la visibilité sur ces types d’employés est plus facile à dire qu’à faire. Je le sais. Avouons-le, tous les bureaux possèdent au moins un Pierre, deux Cécile et peut-être tout plein de Francis, ce qui cause bien des complications (et parfois quelques maux de tête) quant au renforcement de votre stratégie de gestion des dépenses en technologie. Mais, n’ayez crainte, puisqu’il existe des fournisseurs de GDT, comme Upland Cimpl, qui font tout le travail pour vous! 

Maintenant que vous savez reconnaître les différents comportements que vos employés pourraient adopter, c’est le temps de définir un plan d’action. Donc, pour vous aider avec cela, voici trois éléments dont vous avez besoin pour mieux surveiller ces gens. 

No 1 : Un chef et non un patron 

Le point de départ, c’est vous. Les employés ont besoin de quelqu’un qui peut les guider vers la prise de bonnes décisions en ce qui a trait à leurs dépenses en technologie. Même si cela demandera un peu d’effort de votre part, faites confiance au processus et vos employés s’adapteront avec le temps. 

No 2 : Une atmosphère de confiance 

Établir une relation de confiance avec le gestionnaire c'est-à-dire vous, et votre personnel est crucial quant à l’obtention d’une visibilité sur les activités liées aux dépenses en technologie. Les employés sont moins portés à cacher leurs décisions de leurs gestionnaires si une relation professionnelle fondée sur la confiance est entretenue. 

No 3 : Une solution de GDT efficace 

Pour solidifier votre plan d’action, obtenir ce type de solution serait une bonne idée. Une solution de gestion des dépenses en télécommunications, comme ce que fournit Upland Cimpl, offre une plateforme capable de faire un suivi automatique du comportement d’un employé en ce qui concerne les activités liées aux dépenses en technologie. Elle contient un tableau de bord montrant un dossier de l’utilisation et des dépenses en télécommunications d’un employé, ce qui peut être utile lorsque vous voulez avoir une visibilité complète sur les pratiques que vous souhaitez évaluer. 

 

Upland Cimpl offre une solution multi entité infonuagique de gestion des dépenses en télécommunications et en TI qui ajoute de la valeur à la gestion de votre empreinte numérique d’entreprise. De plus, à mesure qu’Upland Cimpl fait partie de la suite de solutions des technologies de l’information d’UplandOne, la plateforme offre maintenant des services complets qui prennent en charge toute la gestion du cycle de vie des TI. Pour plus d’informations sur nos services, contactez l’équipe Upland Cimpl dès maintenant! 

Upland Cimpl en Action

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Sujets : Gestion des dépenses en technologie (GDT), Self-Serve IT, Optimisation des coûts, Responsabilisation des employés

Écrit par Caroline C. Le Brun

Directrice marketing chez Cimpl, Caroline, qui travaille dans le milieu depuis 16 ans, a grandement amélioré la présence de l’entreprise sur Internet ainsi que la reconnaissance de l’industrie. Grâce à sa collaboration étroite avec des analystes et à sa connaissance des dernières tendances en gestion des dépenses en TI, elle connaît bien le monde de la technologie et les meilleures pratiques en GDTI. En tant que spécialiste passionnée, elle travaille avec son équipe de marketing pour que Cimpl dépasse ses propres accomplissements.

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