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Votre entreprise est-elle prête pour l'automatisation?

Publié par Caroline C. Le Brun | 21 mars 2014 12:00

L'automatisation des processus d'affaires est arrivée.

Il y a plusieurs points de vue contradictoires sur l'impact qu'aura l'automatisation des processus d'affaires sur les organisations.

Pour clarifier le concept, l'automatisation des processus d'affaires est le mécanisme par lequel les données, l'information et les processus associés aux affaires sont gérés par la technologie en vue de diminuer les coûts. Certains prétendent que dépenser de l'argent sur l'automatisation donnera de piètres retours sur l'investissement ou même, engendrera des pertes comme résultat final. D'autres croient que l'automatisation ne peut être que positive.

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Peu importe votre position sur le sujet, il est indéniable que l'automatisation des affaires est l'apanage des entreprises modernes qui continuent de croître à vitesse grand V. Pratiquement toutes les grandes entreprises ont automatisé de façon significative la plupart de leurs processus d'affaires. Plusieurs raisons justifient cette décision d'adopter l'automatisation; elles sont heureusement faciles à comprendre et vous seriez bien avisés de les connaître.

Les entreprises sans automatisation perdent au change. Beaucoup.

Le coût est la raison principale à l’adhésion à l’automatisation par les entreprises. Voici quelques exemples de pertes majeures encourues aux États-Unis causées par le peu d'organisation, dévoilés par Brother International Corporation dans leur sondage 2010 sur les employés de bureau (en anglais seulement) :

  • Un employé de bureau perd jusqu'à 38 heures par année juste à chercher un article de bureau mal classé.
  • 66 % des employés de bureau perdent jusqu'à 30 minutes par semaine typique de travail à chercher des articles de bureau mal classés.
  • 46 % des employés de bureau ont perdu un de ces articles l'année dernière : chemise, téléphone cellulaire, calculatrice, porte-document, valise, unité de mémoire électronique, assistant numérique (PDA) ou ordinateur portatif!
  • La valeur approximative en perte de productivité à cause du temps passé à chercher des articles mal classés dans le bureau est estimée à 99 milliards $ CAN par année.

Les Américains ne sont pas les seuls confrontés à ces enjeux. Des pertes majeures causées par un manque d'automatisation sont aussi observées dans des économies à plus petite échelle. Par exemple, les entreprises de Grande-Bretagne perdent collectivement un montant annuel équivalant à 434 millions $ CAN dû au simple fait de chercher des documents perdus ou difficiles à trouver. Si nous extrapolions davantage, les pertes globales en productivité seraient astronomiques... et toutes ces pertes sont causées par des versions papier difficiles à gérer.

Il est peu étonnant que de plus en plus de gens soient très réceptifs à l'idée du bureau sans papier et des processus automatisés. Même s'il est tentant de rejeter l'automatisation comme s'il s'agissait d'une lubie pour les jeunes, ce serait commettre une grave erreur. L'automatisation n'est pas juste une tendance future; c'est déjà arrivé.

De jeunes dirigeants et gestionnaires éduqués, et dont le style de vie est déjà empreint de technologie, représentent une des forces motrices qui tendent vers une plus grande automatisation et un meilleur usage des technologies au bureau. Il est à noter que les grandes entreprises ont entrepris, il y a quelque temps, le virage vers une automatisation à grande échelle, ayant su reconnaître les avantages éventuels de l'automatisation du bureau. Ils ont commencé à favoriser des partenariats avec les entreprises qui sont munies de processus d'automatisation. Les raisons l'expliquant sont très concrètes.

Avantages de l'automatisation du bureau, en chiffres.

Voici, parmi plusieurs autres, quatre exemples de la façon dont l'automatisation des processus d'affaires a permis d'épargner de l'argent et d'améliorer la productivité (statistiques colligées par le professeur Mohsen Attaran - http://www.emeraldinsight.com/journals.htm?articleid=843540 - en anglais seulement) : 

  • R.J. Reynolds – résultats de l'automatisation des comptes payables :
    • réduction de 53 % des coûts de traitement des factures
    • diminution de 25 % des besoins en personnel administratif
    • augmentation de 16 % du volume des transactions 
  • Frito Lay – résultats de l'automatisation de leur processus d'achat :
    • économies de 30 000 à 50 000 heures travaillées par année
    • réduction de 10 % dans les centres de distribution 
  • Cisco Sytems – résultats de l'adoption d'un système en ligne de gestion des relations avec les clients :
    • élimination de 75 000 appels de clients par mois
    • économies de plus de 270 millions $ par année en dépenses d'exploitation
  • Emerson – résultats de l'adoption d’un processus d'approvisionnement en ligne :
    • consolidation des activités d'achat uniformes pour les 60 divisions
    • économie d'un montant évalué à 500 millions $ sur quatre ans

Les résultats sont éloquents. Une bonne automatisation fonctionne.

Existe-t-il une façon simple d'avancer?                    

Pour les non-initiés (et aussi pour les initiés), automatiser les processus d'affaires demeure un défi. Mais ce n'est pas nécessaire. Il existe de vastes ressources offertes par des firmes pour qui le seul mandat est de faciliter le processus d'automatisation des affaires pour l'usager. Prenez par exemple les entreprises de gestion des dépenses en télécommunications (TEM).

Au fur et à mesure que les entreprises et leurs employés achètent et utilisent quotidiennement une flotte croissante d'appareils et de services en technologie, il devient de plus en plus difficile de tout gérer. Grâce à un logiciel TEM, ce défi disparaît. Prenez par exemple Cimpl, nouveau logiciel offert par le principal fournisseur de TEM au Canada. C’est tout simplement le meilleur logiciel de gestion des biens; il transforme les tâches pénibles de localisation des appareils, de surveillance de l'utilisation de données et de vérification des forfaits en quelque chose de... simple

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Écrit par Caroline C. Le Brun

Directrice marketing chez Cimpl, Caroline, qui travaille dans le milieu depuis 16 ans, a grandement amélioré la présence de l’entreprise sur Internet ainsi que la reconnaissance de l’industrie. Grâce à sa collaboration étroite avec des analystes et à sa connaissance des dernières tendances en gestion des dépenses en TI, elle connaît bien le monde de la technologie et les meilleures pratiques en GDTI. En tant que spécialiste passionnée, elle travaille avec son équipe de marketing pour que Cimpl dépasse ses propres accomplissements.

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