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L’importance de la gestion de l’inventaire

Posted by Caroline Le Brun | 19 décembre 2017 17:30

Les entreprises achètent régulièrement des équipements, des logiciels, des outils, des services et d’autres biens technologiques. Il devient alors rapidement très difficile de gérer et d’effectuer le suivi de tant de biens. Votre inventaire s’agrandit au fur et à mesure que votre entreprise évolue, et vous seriez tenté de croire que laisser le suivi de vos biens à l’abandon est la meilleure chose à faire. Cependant, négliger la gestion de ce nombre important de biens ne va nullement contribuer à les organiser.

Décider d’effectuer le suivi de vos biens peut avoir un impact important pour le succès de votre entreprise. Alors que la plupart des anciens fournisseurs de services de Gestion des Dépenses en Télécoms (GDT) restent uniquement focalisés sur les écarts de facturation tout en vous permettant de faire des économies à travers la gestion des litiges; d’autres fournisseurs par contre feront croître vos économies. Bien que les écarts de facturation et la négociation de contrats soient des éléments clés dans la prestation de services de GDT efficaces, il ne demeure pas moins vrai qu’il y a beaucoup plus de choses importantes.

Arriver à garder un inventaire précis fait partie des voies privilégiées permettant d’accroître vos économies. En ayant une parfaite compréhension de vos biens, vous arriverez à déterminer exactement les genres de biens dont votre entreprise a réellement besoin. Vous pourrez également connaître les biens qui ont le plus d’importance pour votre entreprise, et ceux que vous n’utilisez plus depuis des années, qui, par contre, continuent de vous coûter des frais. Avoir la pleine conscience de ce que vous possédez peut vous donner une idée claire de ce qui profite à votre entreprise, de ce que vous avez en trop, de ce que vous n’avez pas en quantité suffisante, et de ce que vous n’utilisez pas.

Pour gérer efficacement un inventaire précis, il faut d’abord comprendre que tout peut être considéré comme un bien, dans une certaine mesure. En considérant toute chose comme un bien, et en mettant tous les biens dont votre entreprise se sert dans un inventaire, vous arriverez à détecter rapidement ceux qui fonctionnent et ceux qui ne fonctionnement pas. Par ailleurs, vous ne vous soucierez plus de l’emplacement des biens si vous les organisez tous dans une base de données bien entretenue. Vous pouvez facilement trouver ceux dont vous avez besoin et détecter ceux dont vous n’avez pas besoin.

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Les biens fixes et filaires

Les biens fixes comprennent tout équipement physique ou logiciel qui apparaît sur une facture ou dans un dossier de service à la clientèle. Ce sont principalement les biens que vous avez acquis pour le long terme; les biens matériels que vous pouvez utiliser à maintes reprises. Puisqu’ils représentent une partie importante de vos investissements, il s’avère utile d’effectuer le suivi de ces biens afin d’éviter le gaspillage d’argent. Les biens fixes et filaires comprennent les outils, les imprimantes, les téléphones, les ordinateurs, ou autres équipements physiques similaires dans les bureaux ou hors des bureaux. Garder un inventaire précis est synonyme d’avoir connaissance de l’emplacement physique des biens fixes et filaires, et d’être informé s’il arrive qu’un bien soit volé, racheté, ou déplacé, ou même, si un bien disparaît, tombe en panne ou ne sert plus. En ayant connaissance de l’état de vos biens, vous saurez exactement quand les remplacer ou les retirer. Le suivi de la ligne, du circuit, du modèle, du fabricant, du service de chaque bien fixe et filaire permet de garder un inventaire précis. L’utilisation d’un logiciel de GDT représente l’une des meilleures façons d’effectuer le suivi de ce genre de biens. Les bonnes plateformes de GDT vous permettront d’effectuer le suivi d’un inventaire précis à travers l’automatisation de la plupart des tâches à accomplir. Le suivi de vos biens fixes et filaires vous permet de contrôler vos biens et vos lignes de façon précise. Ainsi vous éviterez les écarts de facturation à l’avenir et vous bénéficierez d’une meilleure gestion du cycle de vie des biens.

Les biens mobiles ou sans fil

Ce genre de biens englobe tout ce qui apparaît sur les factures des biens mobiles tels que les lignes sans fil, les appareils, les biens, les accessoires ou même les applications. Que vous utilisiez une seule ou plusieurs entreprises de télécommunications, vous pourrez avoir accès à toutes les données concernant tout l’inventaire de vos biens sans fil centralisés dans une seule plateforme. Effectuer le suivi de vos employés, et de l’utilisation qu’ils font de leurs appareils mobiles participe pour beaucoup à la réalisation d’économies et à l’optimisation. En ce qui concerne l’emplacement, votre inventaire effectuera le suivi du bureau attribué à l’utilisateur mobile de chaque appareil (à des fins fiscales). Vous aurez certainement besoin d’associer chaque appareil à son utilisateur et de savoir comment chaque appareil est utilisé. Avec Cimpl, vos employés ont accès aux coûts qu’ils engendrent, car ils recevront un sommaire de chacune de leurs factures mensuelles. Cela contribue à promouvoir une culture de transparence des coûts, qui permet aux employés de contribuer à la réalisation d’économies tout en restant informés de leur utilisation dont ils gardent toujours des traces. Chaque employé peut individuellement apporter les modifications nécessaires dans le but d’éviter les surfacturations et le dépassement de leurs limites d’utilisation, étant donné que tout est clairement visible. Les gestionnaires ont aussi la possibilité de vérifier l’exactitude des relevés, de communiquer directement avec les fournisseurs pour effectuer le rapprochement et de surveiller les dépenses. Ils peuvent suivre l’activité mobile de leurs employés à travers la Trace Numérique d’Employé, qui leur permet d’optimiser les contrats en fonction des besoins de l’employé. Par-dessus tout, l’automatisation des fichiers de rétrofacturation offre aux gestionnaires des TI une perspective plus claire des coûts et des frais relatifs à l’utilisation des appareils mobiles par chaque département. L’automatisation de tous ces processus permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs dues aux traitements manuels, et d’optimiser les dépenses concernant les appareils mobiles et les contrats.  

Biens de TI

Ce genre de biens comprend tout ce qui apparaît sur la facture d’un service de TI ou d’un bien. Les biens de TI englobent le matériel et les logiciels dont la gestion permet de réaliser des profits, plutôt que d’en acheter à nouveau. Vous voudriez par exemple suivre le nom de l’Inventaire, la description, le numéro de compte, le type d’inventaire et bien d’autres choses concernant chaque bien de TI. Connaître l’emplacement physique (hôte pour les services infonuagiques) de l’inventaire permet également d’effectuer le suivi des biens de TI. Cimpl met à disposition plusieurs outils pour vous aider dans la gestion de votre inventaire des TI et soutien également l’échange des données avec les principaux systèmes de l’entreprise, en l’occurrence la Gestion des services de TI. Garder un inventaire précis permet de gérer le cycle de vie des biens de TI et de garder une visibilité claire sur le matériel et les logiciels qui sont utilisés et ceux qui ne le sont pas. Ainsi, on élimine les situations où des biens pourraient être inutilisés, mal utilisés ou surutilisés;  ou faire l’objet d’utilisation dans le cadre des TI dans l’ombre. Disposer de toutes ces informations dans une seule plateforme peut procurer des avantages à long terme à votre entreprise. 

L’Internet des objets (IdO)

La gestion des services liés à l’IdO s'avère très importante dans le suivi des données et des biens, car elle permettra d’éviter d’être submergé par un nombre important d’appareils connectés à Internet. Dans le domaine de l’Internet des objets, tous les appareils sont liés et communiquent les uns avec les autres. C’est un domaine qui devient de plus en plus important pour presque tous les types d’entreprises. Machina Research estime que d’ici 2020, 44 % des budgets des TI seront destinés à la conception et à l’implémentation de L’IdO. Par ailleurs, Machina Research a prouvé que la première raison qui pousse les gens à adopter l’IdO est la réalisation d’économies. L’IdO permettra aux entreprises de diminuer les coûts et d’augmenter le revenu à travers une croissance de la production et la diminution du nombre d’heures de travail. En combinant l’analyse des données exploitables de Cimpl et l’IdO, vous arriverez à exploiter vos données et vos biens à l’intérieur d’un seul système. Il est nécessaire de comprendre vos données et les tendances à l’intérieur de ces données quand il s’agit de l’IdO. Le fait de garder tous ces services et les données qu’ils recueillent dans un inventaire géré avec précision peut aider l’entreprise à récolter les bénéfices de l’IdO sans avoir à subir le stress lié à la surcharge des données.

Gérer tous ces biens séparément, sans un inventaire précis et bien entretenu, peut s’avérer difficile. C’est à ce point que nous voyons l’importance de notre Logiciel-service — Cimpl. Notre logiciel peut vous aider à gérer tout ce qui est relatif à votre inventaire dans une seule plateforme centralisée. L’utilisation d’un fournisseur de GDT comme Cimpl est très avantageuse en ce sens qu’elle permet de rassembler tous vos biens dans un seul tableau de bord. Cimpl rassemble également tous les rapports configurables pour offrir un meilleur aperçu du RCI et vous épargne les frais liés aux biens ou aux services non utilisés. Les trois promesses de marque de Cimpl — réalisez des économies, gagnez du temps, gardez un inventaire précis — sont les trois ingrédients d’un programme de GDT prospère.

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Topics: Gestion de dépenses en TI, Inventaire en TI, gestion des dépenses en technologie

Written by Caroline Le Brun

As a 16-year marketing veteran, Caroline’s experience extends across multiple industries. Since she joined Cimpl, her successful marketing campaigns have increased the company’s online and community presence, in addition to Cimpl’s footprint and appearances in new or traditional media (such as the Globe and Mail). Caroline is a specialist in communication and social media. She works closely with analysts to keep track of and adapt to the trends and changes in the industry of IT: Technology Expense management, IT cost optimization, Technology trends. Her leadership conducts Cimpl’s marketing team toward ever greater achievements. Caroline is also an exemplary citizen. Outside of work, she is involved in TEMIA, the Dorval Day Camp, and other community organizations. She has a Bachelor’s degree in Commerce from Concordia University and a Master Certificate in Integrated online Strategies from the University of San Francisco Intensive Development program.

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