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Les critères d’inventaire pour un DDP en gestion des dépenses en télécom.

Posted by Caroline C. Le Brun | 6 mars 2017 12:00

RFP Inventory Requirements for Telecom Expense Management_FR.jpgAvez-vous pensé inclure des critères de gestion de l’inventaire dans votre DDP en gestion des dépenses en télécommunications?

Au moment de préparer votre demande de proposition (DDP) ou votre demande d’information (RFI) pour renouveler ou changer votre fournisseur de GDT, vous devez vous assurer de rédiger les bons critères, mais par où commencer? Faire le bon choix en matière de solution en gestion des dépenses en télécommunications peut se révéler être une tâche ardue, parce qu’il y a tellement d’options (environ 200 compétiteurs de GDT selon Gartner). Chacun offre un logiciel et des services uniques, alors il est important de poser les bonnes questions avant de choisir celui avec lequel vous désirerez travailler. Vous avez probablement pensé aux questions évidentes concernant le chargement de factures ou la gestion d’audits et de conflits. Mais, avez-vous pensé aux questions sur la gestion de l’inventaire? Cet article mettra en lumière des questions que vous devriez inclure dans votre DDP ou votre RFI.

Avant le lancement de votre RFI ou de votre DDP, vous devrez recueillir certains détails concernant votre environnement actuel, mais aussi concernant les fournisseurs de GDT que vous inviterez à faire une offre. En 2013, Gartner a publié un « Guide : modèle de DDP pour la gestion des dépenses en télécom » qui inclut une section sur la gestion de l’inventaire. Voici les critères que vous devriez inclure dans votre DDP :

Services et biens

Votre fournisseur devrait offrir un logiciel de GDT qui permet de gérer des factures de fournisseurs et des registres de services et d’équipements, d’en faire le suivi et de les associer au flux d’un employé et à son inventaire de communications (lignes, fonctionnalités avancées de ligne sans frais, éventail de SDA, services d’accès, etc.) pour aider à l’identification d’écarts et de conflits. Vous ne devriez pas avoir à passer d’un système de registre à l’autre pour avoir accès à l’information, elle devrait être centralisée sur une seule plateforme de GDT pour tous les biens et services. Il est tout de même important de demander à votre futur fournisseur de GDT quels types de services et biens il peut gérer pour vous assurer qu’il supporte les vôtres. Il sera plus facile de choisir un fournisseur qui supporte les types que vous utilisez dès le départ, pour ne pas avoir à changer de fournisseur plus tard.

  1. Le suivi de l’inventaire pour les biens filaires et sans fil peut être fait à l’aide d’une solution unifiée.
  2. La solution devra rapprocher les données de l’inventaire, les factures et les rapports d’écarts de facturation.
  3. La solution fait le suivi et gère d’autres types de services et de biens de TI.
    • Fournissez une liste des différents types de biens que vous gérez (filaires, sans-fil, infrastructure, TI, autres).
    • Fournissez une liste des différents types et attributs de services que vous gérez (MPLS, Megalinks, liaisons SIP, réacheminement sélectif, etc.)

Hiérarchie de l’organisation

Votre fournisseur de GDT devrait vous permettre d’organiser votre inventaire par unité opérationnelle, par centre de coûts, par département et par employé. Vous devriez aussi pouvoir grouper l’inventaire et les services par localisation ou par projet, selon vos besoins. La structure de la base de données relationnelle devrait être flexible et s’adapter facilement aux besoins de votre organisation.

  1. La solution devra fournir des rapports de répartitions des coûts de sans-fil basés sur la hiérarchie organisationnelle.
  2. La solution supportera la hiérarchie organisationnelle pour faire des rapports de coûts selon les unités opérationnelles, les localisations, les départements et les projets.
  3. La solution offre une visibilité des rapports et de l’inventaire selon le contrôle d’accès en fonction des rôles d’utilisateurs.

Cycles de vie

Il est important qu’un fournisseur de GDT fasse le suivi du cycle de vie d’un bien et qu’il automatise les changements dans l’inventaire pendant sa durée de vie. Les actions peuvent être faites par les administrateurs, les gestionnaires et les utilisateurs. Cela dépend des critères désirés pour votre environnement particulier.

  1. Les utilisateurs ont accès à un portail de libre-service pour se procurer de nouveaux services ou faire des changements à ceux qui sont existants.
  2. La solution permet l’implémentation de flux de travail et de bons de travail et permet de faire des processus d’approbation.
  3. La solution peut être intégrée à une solution de tierce partie pour des mises à jour et des flux d’employés bidirectionnels.

Fournisseurs

Votre fournisseur de GDT devrait pouvoir faire le suivi des contrats de service avec toute l’information se rapportant à un fournisseur et aux services qu’il offre. Il devrait supporter plusieurs fournisseurs et vous permettre d’activer ceux dont vous avez besoin, mais aussi vous permettre de faire une demande pour un fournisseur qui ne serait pas sur la liste. Il va de même pour activer ou ajouter différents types de service.

  1. Cette solution devra gérer des contrats de service pour de multiples fournisseurs, offrant toutes sortes de services.
  2. La fonction de commande/approvisionnement est intégrée au sein des modules d’inventaire et de dépenses de l’application.
  3. La solution est configurée pour créer/ajouter de nouveaux fournisseurs de service.
  4. La solution est configurée pour créer/ajouter de nouveaux types de service.
  5. La solution offre de faire le suivi de l’historique de transactions.
  6. La solution offre un accès à un portail central de fournisseur pour que les fournisseurs de service puissent mettre à jour les demandes et en faire le suivi.

Processus

Vous devez vous assurer auprès de votre fournisseur de GDT que vous pouvez entrer de nouveaux articles d’inventaire manuellement, mais que vous pouvez aussi effectuer des téléchargements de masse, en plus de tracer facilement les champs existants. Il est aussi important que la plateforme permette de faire le suivi de la maintenance, de la location et des contrats reliés à un bien. 

  1. Expliquez comment une liste de biens peut être téléchargée dans l’inventaire pour des modifications et des téléchargements de masse.
  2. Expliquez le processus en place pour associer les champs existants avec une liste de biens, pour la télécharger dans l’inventaire.
  3. La solution permet de faire une gestion centralisée des contrats de maintenance pour l’équipement.

Vous devriez maintenant avoir rassemblé toute l’information concernant la gestion de votre inventaire en TI, en télécom et en mobilité. Assurez-vous que votre fournisseur de GDT répond à tous ces critères et peut répondre à vos besoins. Sinon, vous ne serez jamais complètement satisfaits. Et nous savons tous les deux que vous méritez ce qu’il y a de mieux. Aussi, si c’est une chose à laquelle vous accordez de l’importance, n’oubliez pas de demander à votre fournisseur de GDT s’il est dévoué à constamment améliorer son logiciel et en quoi consiste sa feuille de route pour les clients.

Nous sommes Cimpl, experts en gestion de dépenses en technologie, et nous pouvons fièrement répondre « OUI » haut et fort à toutes ces questions.

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Topics: Inventaire en TI, Gestion de dépenses en télécom, it

Written by Caroline C. Le Brun

En 16 ans de carrière en marketing, Caroline a acquis de l’expérience dans plusieurs secteurs. Grâce à ses campagnes de marketing fructueuses chez Cimpl, elle a permis d’accroître la présence de la compagnie en ligne, dans la communauté et dans tous les médias, nouveaux comme traditionnels (par exemple le Globe and Mail). Caroline se spécialise dans la communication et les réseaux sociaux. L’industrie des TI étant très changeante, Caroline travaille de pair avec des analystes pour s’y adapter et suivre les tendances dans le monde des technologies, en gestion des dépenses en télécom et en gestion des coûts de TI. Tout comme dans son travail, Caroline se démarque dans sa communauté en s’impliquant dans diverses organisations, comme TEMIA ou le camp de jour Dorval. Elle a complété un baccalauréat en commerce à l’Université Concordia suivi d’un certificat en Integrated online Strategies à l’Université de San Francisco dans le cadre du programme de développement intensif.

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