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L’automatisation du processus d’affaires est-elle la solution à privilégier?

Posted by Caroline Le Brun | 5 décembre 2017 17:30

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Les activités ordinaires et habituelles peuvent, même si elles subissent peu ou pas d’interventions, occuper une grande partie de la journée de travail dans plusieurs services au sein de l’entreprise. L’accomplissement des tâches répétitives peut considérablement ralentir les entreprises qui cherchent à accomplir le maximum de tâche possible en une journée. Par ailleurs, l’exécution de ces tâches, bien que nécessaire, occasionne une perte de temps considérable; alors que les entreprises aspirent à une efficacité et une croissance constante dans la productivité. Par conséquent, les gestionnaires cherchent toujours à raccourcir ou à modifier les processus dans le but de stimuler la croissance. Les processus et les tâches quotidiennes ont alors besoin d’être optimisés afin d’être exécutés à temps et de façon efficace.

Pour parer à ce problème, les entreprises peuvent se tourner vers certains logiciels et suivre les tendances d’investissement en matière de TI qui ont cours partout dans les services des TI au sein des entreprises. L’automatisation du processus d’affaires, l’intelligence artificielle et les autres formes de systèmes automatisés alimentent les efforts consentis à la transformation numérique. L’automatisation, à un certain niveau, peut générer un gain de temps et une économie considérables. Le succès que remportent ces genres de mises à niveau s’explique par le fait qu’elles peuvent apporter des améliorations majeures à la quasi-totalité des organisations. Confier les tâches ordinaires et habituelles à une plateforme est une option qui peut encore tenir la route.

En matière de coûts des télécoms et des technologies, avoir le bon logiciel doté du bon niveau d’automatisation peut s’avérer utile à la maîtrise de l’environnement technologique. Voici quelques secteurs qui pourront bénéficier considérablement de la mise en œuvre de l’automatisation à un certain niveau.

La paperasse

L’utilisation de documents papier occasionne énormément de désagréments. Les employés passent entre 20 % et 40 % de leur temps à la recherche manuelle de documents. Il existe des manières plus appropriées de gérer tous vos documents loin de la paperasse. Toutes les actions, les processus et les flux de travail peuvent plutôt être effectués de façon électronique. Dans une large mesure, c’est le principal niveau d’automatisation qui peut aider les entreprises à améliorer la productivité. Les factures contribuent pour beaucoup à toute cette paperasse. Trouver une solution qui permet d’externaliser le traitement et la validation des factures sera la priorité majeure si l’on veut traiter les factures avec précision et réduire l’intervention humaine au strict minimum. 

Les processus de décision

La prise de décisions d’affaires exige de consulter une pile de données et de comprendre l’environnement de l’entreprise. Il s’avère donc avantageux d’avoir accès aux bonnes données afin de faciliter et d’accélérer la prise de décisions. Un certain niveau d’automatisation peut aider à accélérer les choses et à se procurer l’information exacte de façon ponctuelle. Les rapports sont notamment un excellent moyen d’obtenir le sommaire des informations sur les dépenses et le rendement du capital investi. Il est important d’avoir ces données détaillées dans des rapports complets qui peuvent être automatisés. Lorsqu’on dispose du bon logiciel, il est possible de configurer les rapports de sorte à les envoyer automatiquement afin de recevoir exactement ce dont on a besoin au moment opportun. 

Les flux de travail

Les flux de travail sont les processus par lesquels passe l’accomplissement normal du travail. Ils incluent les processus sous-jacents suivant lesquels le travail s’effectue. Ces modèles reproductibles d’activité peuvent s’avérer chronophages, et les employés passent excessivement de temps sur ces processus sous-jacents. En effet, 40 % de la productivité est perdue dans l’alternance des tâches; les employés qui ont beaucoup de tâches à effectuer font donc beaucoup d’efforts pour demeurer productifs. Le fait d’inclure les flux de travail dans votre liste de tâches quotidiennes peut ralentir le travail. Ce problème peut être résolu par l’automatisation des flux de travail et des processus d’approbation répétitifs. En automatisant les flux de travail, les employés auront le temps de se concentrer sur le travail à proprement parler, au lieu de se concentrer sur les processus manuels qui vont avec l’exécution du travail. Chacun peut se concentrer sur l’essentiel sans se soucier du temps à consacrer à autres tâches.

Les processus d’approbation

Les processus d’approbation ont un fonctionnement semblable à celui des flux de travail. Ils s’accompagnent de plusieurs tâches manuelles et d’une série d’étapes à suivre pour faire approuver les choses. Il faut généralement garder des traces de toutes les mises à jour et notifications qui interviennent dans le cadre du processus d’approbation. Par l’automatisation de tout le processus, l’obtention des approbations devient moins longue et moins fastidieuse. Il n’est plus nécessaire de suivre les fils des courriels, et chacun peut se concentrer sur des tâches plus importantes.

Les commandes et les approvisionnements

Les processus de commande et d’approvisionnement peuvent également être améliorés. L’automatisation des flux de travail qui vont avec les commandes et les approvisionnements fait gagner énormément de temps et accélère les processus. Disposer du bon logiciel permet d’optimiser les coûts et le temps, cela donne aux employés la possibilité d’entreprendre plus d’actions. Les gestionnaires et les administrateurs gagneront beaucoup de temps si les utilisateurs finaux ont la possibilité de faire les requêtes de commande. Le processus de commande pourrait occuper une grande partie de la journée; l’automatisation d’une bonne partie de ce processus s’avère donc nécessaire.

L’automatisation avec Cimpl

Un bon logiciel de gestion des dépenses en technologies doit en grande partie être capable d’automatiser les tâches. La gestion des flux de travail liés aux technologies et aux télécoms serait vraiment difficile et occasionnerait une grosse perte de temps sans l’automatisation. En faisant le choix, en amont, d’une plateforme de GDT capable d’automatiser partiellement ou entièrement les tâches mentionnées précédemment dans l’entreprise, on réalise en aval, des économies de temps et d’argent. Cimpl effectue le suivi, donne un aperçu et affiche les gains de temps qui découlent de l’automatisation, à travers un tableau de bord et des rapports; permettant ainsi de voir exactement les aspects les plus avantageux de l’automatisation. Les clients de Cimpl sont arrivés à automatiser 68 % des activités de mobilité gérées. Ce fait contribue à réduire le nombre d’erreurs dues à l’action humaine et à libérer du temps pour que les employés se concentrent sur des tâches plus importantes.

Pour toutes informations relatives à la gestion des dépenses en TI, en télécoms et en infonuagique; et aux potentialités d’automatisation associées à la gestion de dépenses en technologie, n’hésitez pas à nous contacter.

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Topics: Automatisation des processus d'affaires, Gestion de dépenses en TI, gestion des dépenses en technologie

Written by Caroline Le Brun

As a 16-year marketing veteran, Caroline’s experience extends across multiple industries. Since she joined Cimpl, her successful marketing campaigns have increased the company’s online and community presence, in addition to Cimpl’s footprint and appearances in new or traditional media (such as the Globe and Mail). Caroline is a specialist in communication and social media. She works closely with analysts to keep track of and adapt to the trends and changes in the industry of IT: Technology Expense management, IT cost optimization, Technology trends. Her leadership conducts Cimpl’s marketing team toward ever greater achievements. Caroline is also an exemplary citizen. Outside of work, she is involved in TEMIA, the Dorval Day Camp, and other community organizations. She has a Bachelor’s degree in Commerce from Concordia University and a Master Certificate in Integrated online Strategies from the University of San Francisco Intensive Development program.

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