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Comment faire le suivi de la technologie dans un espace de travail commun?

Posted by Caroline C. Le Brun | 28 février 2017 12:05

Le nouvel « espace de travail »

Il est indéniable que le bureau conventionnel, les programmes pour postes de travail et l’espace auxquels nous sommes habitués ont bien changé. Le nouvel espace de travail a rapetissé, ses espaces individuels sont de plus haute densité, il comporte une plus grande variété de types de positionnement (individuel ou de groupe), la répartition des sièges est plus élevée dans les espaces collaboratifs et l’accent mis sur les grands espaces de réunion est réduit. On nomme ce nouvel espace de travail un espace de travail commun.

How to keep track of technology in a shared workspace_FR.jpg

Alors, pourquoi changer? Dans notre environnement moderne, les entreprises sont portées à croire que les modèles d’espace de travail existants doivent s’adapter pour permettre la collaboration et la flexibilité requises pour le nouvel environnement. Déménager vers un plus petit bureau est un bon début pour économiser, mais le moyen le plus efficace est d’intégrer la technologie pour aider les employés à collaborer.

En fait, l’entreprise moyenne paie annuellement entre 12 000 $ et 15 000 $ par employé en frais d’installations, alors que de 30 à 40 % des espaces de travail physiques sont inoccupés à tout moment au cours d’une journée ouvrable normale. La technologie permet d’obtenir une plus grande flexibilité de temps et d’espace, tout en réduisant les déplacements et la documentation papier.

Travailler dans des espaces de travail distribués peut être très profitable pour les propriétaires et les entreprises, tant sur le plan financier que sur le plan de la satisfaction des employés : des économies importantes sont réalisées avec une réduction moyenne des coûts de 33 % pour la première année d’implémentation du nouvel espace de travail; et des économies constantes s’ensuivent. Ensuite, l’utilisation de l’espace est optimisée de 7 à 12 %. Finalement, les employés sont satisfaits de l’impact du changement; 65 % des employés sont satisfaits de l’impact sur leur performance individuelle et 80 % sont satisfaits de l’impact sur leurs performances en équipe.

Le but est d’augmenter la productivité par le réinvestissement de ces économies dans de nouvelles technologies et dans des solutions écologiques. Une solution de partage de documents via le nuage est un bon exemple de solution pour aider les employés à accéder aux données importantes partout (au bureau ou sur la route), à tout moment et à partir de n’importe quel appareil. Parlant d’économies et de transparence des coûts, il serait de mise de considérer aussi une solution de gestion des dépenses en télécom pour tous les effectifs, qu’ils travaillent du bureau ou à distance.

 Pourquoi utiliser la technologie?

La technologie est essentielle pour toutes les entreprises, plus seulement pour celles qui sont considérées comme des compagnies « technologiques ». La technologie se présente sous plusieurs facettes, dans tous les bureaux : logiciels de productivité, systèmes de sécurité, climatisation, ordinateurs et réseaux, systèmes téléphoniques et plus encore. La technologie aide les organisations à garder un avantage concurrentiel et à avoir une forte présence dans le monde des affaires, que ce soit par un simple programme de caisse enregistreuse qui fait un suivi de l’inventaire et des achats quotidiens ou par un réseau sophistiqué qui lie des individus et des endroits partout dans le monde.

Effectifs décentralisés, données centralisées

Dans un espace de travail commun, un des défis auquel vous pourriez faire face serait celui de faire le suivi de nombreux équipements, utilisés par plusieurs employés, soit à l’intérieur ou soit à l’extérieur du bureau. Vous devrez savoir en tout temps qui l’utilise, pour vous assurer que seuls les utilisateurs autorisés l’ont en leur possession. Vous devrez aussi vérifier où se trouve l’équipement à tout moment, ou s’il est utilisé efficacement.

Utiliser une feuille de calcul Excel pour faire le suivi de vos données pour toute la technologie pourrait être une bonne idée au départ, mais son entretien deviendrait bien vite insupportable. Les fournisseurs de GDT font un suivi efficace des biens et des coûts de télécom et de mobile depuis des années. Ils peuvent vous aider à faire le suivi de toutes les données de vos effectifs décentralisés à l’aide d’une seule plateforme centralisée. Vous pouvez visualiser les données par unité opérationnelle, par département, par endroit ou même par employé.

Quel outil devrais-je utiliser pour faire le suivi?

Il est possible de faire le suivi de vos biens en utilisant des logiciels comme Microsoft Excel ou en notant simplement les données sur une feuille de papier. Sinon peut-être connaissez-vous un petit génie qui pourrait vous bâtir une sorte de programme pour vous aider? À vous de décider. Par contre, nous ne vous recommandons aucune de ces options. Cimpl, notre logiciel, peut vous aider à faire cette tâche presque instantanément, et vous permet de faire le suivi des coûts reliés à chaque bien utilisé par les employés. Notre plateforme est construite sur une fondation solide de plus de 15 ans d’expérience et d’une grande contribution de la part de nos clients.

N’hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations. Nous sommes Cimpl, et nous sommes à la tête de la révolution en gestion des dépenses en télécom! Notre logiciel tout-en-un rassemble les données analytiques décisionnelles et automatise les processus d’affaires pour assurer le meilleur RCI sur les biens technologiques. Si vous avez besoin d’aide pour automatiser vos processus d’entreprise, contactez-nous, nous pouvons vous aider!

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Topics: gestion des dépenses en technologie

Written by Caroline C. Le Brun

En 16 ans de carrière en marketing, Caroline a acquis de l’expérience dans plusieurs secteurs. Grâce à ses campagnes de marketing fructueuses chez Cimpl, elle a permis d’accroître la présence de la compagnie en ligne, dans la communauté et dans tous les médias, nouveaux comme traditionnels (par exemple le Globe and Mail). Caroline se spécialise dans la communication et les réseaux sociaux. L’industrie des TI étant très changeante, Caroline travaille de pair avec des analystes pour s’y adapter et suivre les tendances dans le monde des technologies, en gestion des dépenses en télécom et en gestion des coûts de TI. Tout comme dans son travail, Caroline se démarque dans sa communauté en s’impliquant dans diverses organisations, comme TEMIA ou le camp de jour Dorval. Elle a complété un baccalauréat en commerce à l’Université Concordia suivi d’un certificat en Integrated online Strategies à l’Université de San Francisco dans le cadre du programme de développement intensif.

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